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公司内部沟通平台搭建及使用手册

一、适用场景说明

本手册适用于公司内部各类沟通协作场景，旨在通过规范化平台使用提升沟通效率，保障信息传递准确性与安全性。常见场景包括：

跨部门项目协作：如产品研发、市场推广等跨职能团队的任务同步与进度跟踪；

日常办公沟通：部门内部通知传达、工作疑问解答、非正式经验分享；

会议管理与纪要：线上线下会议的组织、召开、记录及行动项跟进；

知识库建设：公司制度、流程文档、优秀案例等资料的沉淀与查阅；

紧急事务通知：如突发故障、重要变更等需快速触达相关人员的紧急信息传递。

二、平台搭建全流程

（一）需求调研与目标明确

调研范围：覆盖各部门核心成员（如部门负责人、业务骨干、行政支持*等），通过问卷、访谈等方式收集沟通痛点（如信息分散、跨部门协作低效、会议纪要丢失等）。

目标设定：明确平台核心功能需求（如即时通讯、任务管理、文件共享、会议预约等）与非功能需求（如安全性、易用性、可扩展性），形成《平台需求说明书》。

（二）平台选型与采购

选型标准：对比主流内部沟通工具（如飞书、钉钉、企业等），重点评估功能匹配度、数据安全性、本地化服务能力及成本（含订阅费、实施费、维护费）。

采购流程：由IT部门牵头，联合行政部门、需求部门进行供应商评估，签订采购合同，明确交付周期与服务条款。

（三）平台配置与初始化

基础设置：

组织架构搭建：导入公司完整的部门层级与员工信息（姓名、工号、所属部门、联系方式等），保证组织架构与实际一致；

权限体系配置：设置“超级管理员”“部门管理员”“普通员工”三级权限，明确各角色的操作范围（如超级管理员可修改组织架构，普通员工仅能使用基础功能）。

功能模块启用：根据《需求说明书》启用核心模块，如“即时通讯”“会议中心”“任务协作”“知识库”“文件盘”等，关闭冗余功能以简化界面。

定制化配置：根据公司需求设置个性化选项，如企业LOGO、主题色、默认会议时长、审批流程模板等。

（四）测试与优化

功能测试：组织各部门代表参与UAT（用户验收测试），覆盖消息发送、文件传输、任务创建、会议预约等核心场景，记录并修复bug（如消息延迟、权限异常等）。

用户体验优化：根据测试反馈调整界面布局、简化操作流程（如优化“任务创建”步骤，减少必填项），形成《平台操作手册（初稿）》。

（五）正式上线与推广

全员培训：分批次开展平台使用培训，内容包括：

基础操作：注册登录、消息收发、通讯录使用；

高级功能：任务分配与跟进、会议预约与纪要、知识库文档与分享；

注意事项：信息发布规范、数据安全要求。

上线支持：设置“平台使用答疑群”，安排IT人员与部门管理员实时解答问题，上线首周每日收集使用反馈并快速响应。

三、日常操作指南

（一）用户端基础操作

1.注册与登录

新员工入职后，由HR在平台后台创建账号，员工通过企业统一身份认证（如工号+初始密码）登录，首次登录需修改密码；

支持PC端、移动端多端同步，可在“设置-账号安全”中绑定手机号，开启“双因素认证”提升安全性。

2.即时通讯

单聊/群聊：通过通讯录搜索同事姓名或部门群名称发起聊天，支持文字、语音、文件、表情包传输，文件大小上限为100MB（超大型文件可通过“文件盘”分享）；

消息管理：重要消息可“星标”收藏，群聊消息支持“按日期检索”或“关键词搜索”，避免信息遗漏。

3.会议管理

预约会议：“会议中心”-“新建会议”，填写会议主题、时间、地点（线上会议需会议）、参会人员、议程，设置“提前10分钟提醒”；

召开会议：线上会议可通过“一键入会”进入，支持屏幕共享、实时字幕、会议录制（需提前开启录制权限）；

会议纪要：会议结束后，使用“自动纪要”功能（识别语音内容）初稿，由主持人*补充关键结论与行动项，保存后同步至群聊及“任务中心”。

4.任务协作

创建任务：“任务中心”-“新建任务”，填写任务名称、描述、负责人、截止日期、优先级（高/中/低），可关联相关项目或文档；

任务跟进：负责人每日更新任务进度（如“进行中”“已完成”“受阻”），受阻任务需注明原因并相关负责人*；

任务统计：部门管理员可通过“任务报表”查看部门任务完成率、逾期情况，分析协作瓶颈。

5.知识库与文件共享

知识库建设：按部门/项目分类创建知识库目录（如“人力资源-制度流程”“研发-技术文档”），Word、PDF、PPT等格式文档，设置“公开”（全员可见）或“私密”（仅指定人员可见）权限；

文件盘：支持按部门/个人创建文件夹，文件后分享，可设置“密码访问”或“有效期”，重要文件建议定期备份至公司服务器。

（二）管理员端操作

1.用户与权限管理

员工入职/离职：员工入职时在“组织架构”中添加账号并分配部门，离职时立即禁用账号并导出聊天记录、任务数据存档（符合数据安全法规要求）；

权限调整：根据员工