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销售收款管理制度

一、总则：为什么需要一套“管钱”的规矩？

做了十多年销售财务相关工作，最常听见业务同事吐槽的一句话是：“签单时像追对象，收款时像讨账”。这句话背后藏着多少企业的痛点——明明销售业绩漂亮，账面利润好看，可银行账户里却总没钱；客户拖延付款成常态，业务人员为了回款天天“求爷爷告奶奶”；更麻烦的是，有时候钱没收到，发票先开了，最后连个对账的凭证都没有……这些问题，追根溯源都是销售收款环节缺乏系统规范导致的。

1.1制度目的：守护企业“生命线”

销售收款是企业资金流转的“最后一公里”。一套好的销售收款管理制度，核心是解决三个问题：让收款流程更清晰（避免“谁该做什么”的扯皮）、让风险防控更到位（防止钱收不回、账对不上）、让客户关系更健康（避免因收款问题伤了合作感情）。往大了说，它守护的是企业的现金流安全；往小了说，它保护的是每个业务人员的劳动成果——毕竟，没回款的订单，再漂亮也是“纸上富贵”。

1.2适用范围：覆盖所有“收钱”场景

本制度适用于企业所有通过销售商品、提供服务产生的应收款项管理，包括但不限于：现款现货交易、赊销（信用期内收款）、分期收款、票据结算（支票、汇票等）等场景。无论是线上电商平台的订单，还是线下渠道的经销商合作，只要涉及“货出去、钱进来”的环节，都得按这套规矩来。

二、先分工再协作：明确“谁该做什么”

记得刚入职时，见过最混乱的场景是：客户说“钱已经打了”，业务说“我没收到通知”，财务说“没查到账”，最后三方对不上账，客户气得要取消后续合作。后来才明白，收款不是某一个部门的事，而是销售、财务、客服甚至物流的“接力赛”，每个环节都得有人“接棒”。

2.1销售部门：前端“守门员”

销售是离客户最近的人，自然要承担“第一责任”。具体来说：

合同签订环节：必须确保合同里写清楚收款条款——是30天账期还是现款现货？是银行转账还是票据结算？付款账户是对公还是对私？这些细节要是模糊，后期收款肯定踩坑。我就见过有业务为了签单，在合同里写“验收后付款”，结果客户以“验收标准不明确”为由拖了半年。

订单跟进环节：订单生成后，要主动同步给财务一份“收款提醒单”，注明客户名称、金额、账期、对接人电话。别嫌麻烦，这相当于给财务装了个“闹钟”。

回款沟通环节：临近账期前3天，销售要主动联系客户财务，提醒付款；如果客户说“资金紧张”，得第一时间反馈给部门负责人和财务，一起商量解决方案（比如分期还款、补充担保），别自己闷头硬扛。

2.2财务部门：全程“记账员+监控者”

财务不是只会坐在办公室对账的“账房先生”，而是收款流程的“中枢神经”：

合同审核：销售拿合同来找盖章时，财务必须重点检查三点——收款条款是否明确（比如“验收后15个工作日付款”比“验收后付款”更清晰）、客户信用是否达标（新客户得查征信，老客户得看历史回款记录）、发票开具条件是否合理（比如“款到开票”还是“先票后款”）。曾经有个案例，财务没审核合同，销售给新客户批了60天账期，结果客户拿到货就倒闭了，钱根本追不回来。

账务处理：客户付款到账后，财务要在24小时内核对金额、备注（备注里最好写清对应订单号），然后在系统里标记“已回款”，并同步通知销售“你家客户的钱到了”。要是遇到“张冠李戴”的情况（比如A客户的钱备注成了B客户的订单），得立刻联系销售确认，避免后续对账混乱。

风险预警：财务要每周拉一次“逾期回款清单”，按逾期天数（1-30天、31-60天、60天以上）分类，发给销售负责人和管理层。逾期超过30天的，得启动“特别跟进”——比如发书面催款函、上门拜访，甚至准备法律手段。

2.3客服部门：争议“调解员”

收款过程中，最容易卡壳的就是“客户说货有问题，所以不付款”。这时候客服就得顶上：

问题核实：客户提出质量异议或数量不符时，客服要在48小时内联系物流（确认是否少件）、质检（确认是否质量问题），给出书面核查结果。

方案协商：如果确实是我方问题，客服要和销售、财务商量解决方案——是补货、折扣还是退货？方案确定后，要书面通知客户，并同步更新应收金额（比如原应收10万，因质量问题折让2万，那新的应收就是8万）。

记录存档：所有争议处理的沟通记录（邮件、聊天截图、书面函件）都要存档，避免后续“扯不清”。我见过最离谱的案例是，客户两年后翻旧账说“当时货有问题没解决”，结果因为没留记录，企业只能吃哑巴亏。

三、从签单到回款：全流程“步步为营”

销售收款不是“签了合同就完事”，而是从合同签订开始，到账款核销结束，每个步骤都得“留痕”。举个例子，我曾经跟着处理过一个300万的逾期回款，最后能追回来，就是因为每一步都有记录——合同里明确了账期，发货时有签收单，对账有双方盖章的对账单，催款有邮件和通话录音，这些都是法律诉讼的关键证据。

3.1第一步：合同签订——把“收钱规