企业办公用品采购及领用管理制度.docVIP

一、制度应用场景

本制度适用于各类企业（含中小型企业、集团公司）的办公用品采购与领用管理，涵盖行政部、财务部、各业务部门及相关人员。具体场景包括：日常办公文具采购（如笔、本、文件夹）、办公设备耗材补充（如打印机墨盒、硒鼓）、部门共享物品领用（如会议设备、办公家具）以及新员工入职物品配置等，旨在规范流程、控制成本、保障办公需求高效满足。

二、采购管理操作流程

（一）需求提报与审批

需求发起：各部门根据实际办公需求，由指定人员（如部门行政专员或*部门负责人）填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途及紧急程度（普通/紧急）。

部门审核：申请表经部门负责人*审批，确认需求合理性与必要性（如非紧急需求可合并提报，避免零散采购）。

行政部复核：行政部收到申请后，核对库存台账（避免重复采购）、预算额度（超预算需报*分管领导审批），通过后流转至财务部。

财务部审批：财务部审核采购预算合规性、价格合理性，确认无误后盖章反馈，完成采购审批闭环。

（二）询价比价与供应商选择

询价范围：

单次采购金额＜500元：行政部可直接从合格供应商名录（如长期合作办公用品店）采购，无需询价；

单次采购金额≥500元且＜2000元：需向至少2家供应商询价，形成《询价比价记录表》；

单次采购金额≥2000元：需向至少3家供应商询价，必要时组织公开比选，优先选择性价比高、服务稳定的供应商。

供应商确定：行政部结合价格、质量、交货周期、售后服务等因素，确定最终供应商，报*行政主管确认。

（三）采购执行与订单确认

订单下达：行政部根据审批结果，向供应商下达采购订单（注明物品信息、数量、交付时间、付款方式、收货地址等），并保留订单回执。

紧急采购处理：对于紧急需求（如临时会议、突发办公故障），可先电话沟通供应商紧急调货，事后1个工作日内补办审批手续，保证不影响办公。

（四）入库验收与台账登记

货物验收：物品送达后，由行政部库管员与申请人共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量（如无破损、功能正常），验收合格后签字确认；不合格物品当场拒收，并通知供应商24小时内更换。

入库登记：库管员根据验收单，在《办公用品库存台账表》中登记入库信息（入库日期、物品名称、规格、数量、单价、供应商、库管员），同步更新库存数量，保证账实相符。

三、领用管理操作流程

（一）领用申请与审批

个人领用：员工领用个人常用物品（如笔、笔记本、文件夹），填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品、数量、用途，经部门负责人*审批后，至行政部领取。

部门/批量领用：部门领用共享物品（如打印机、投影仪）或批量领用耗材（如A4纸、墨盒），需由部门行政专员填写申请表，明确物品用途、领用人、存放地点，经*部门负责人审批后，报行政部备案。

新员工入职领用：人力资源部为新员工配置入职物品（如工牌、文具套装、办公设备），填写《新员工物品领用清单》，经*HR负责人审批后，交行政部发放，物品发放后由新员工签字确认。

（二）物品发放与登记

发放核对：行政部库管员根据审批通过的领用申请，核对物品信息与领用单一致后发放，领用人需当场检查物品质量，确认无误后在《办公用品领用登记表》签字（领用人、发放人、领用日期、物品名称及数量）。

特殊物品管理：对于贵重或易丢失物品（如办公设备、计算器），需在领用登记表中注明“使用责任人”，离职或岗位调动时需办理归还手续，由库管员检查完好后收回台账。

（三）特殊物品领用管理

借用流程：部门临时借用会议设备（如麦克风、投影仪），需提前1个工作日提交《物品借用申请》，注明借用时间、归还时间、用途，经*部门负责人审批后，行政部发放，借用后24小时内归还，逾期未还需说明原因。

以旧换新：对于可重复使用的物品（如文件夹、订书机），实行“以旧换新”制度，领用时需交回旧物品（经库管员确认可回收），避免浪费。

四、常用管理表格模板

表1：办公用品采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物品名称

规格型号

单位

数量

用途说明

□日常办公□部门共享□新员工入职□其他：_________

紧急程度

□普通□紧急

部门负责人审批：

行政部复核：

财务部审批：

（签字：*）

（签字：*）

（签字：*）

表2：办公用品入库登记表

入库日期

采购单号

物品名称

规格型号

单位

数量

单价

总价

供应商

验收人

库管员

表3：办公用品领用申请表

领用部门

领用人

联系方式

领用日期

物品名称

规格型号

单位

数量

部门负责人审批：

行政部发放人：

（签字：*）

（签字：*）

表4：办公用品库存台账表

物品名称

规格型号

单位

期初数量

入库数量

领用数量

结存数量

负责人

更新日期

*库管员

五、管理要点与注意事项

库存管理：行政部需建立《办公用品库存台账表》，动态更新