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供应商管理全周期工具及规范文档

一、应用场景与适用对象

本工具及规范适用于企业采购部门、供应链管理团队、质量管理部门及业务合作部门，覆盖供应商从引入到合作终止的全生命周期管理场景。具体包括：新供应商开发与资质审核、现有供应商日常合作监控、季度/年度绩效评估、合作问题整改跟踪、战略供应商关系维护、供应商退出管理等环节。通过标准化工具与流程，保证供应商选择的合规性、合作过程的可控性及绩效评估的客观性，降低供应链风险，提升合作效率。

二、全周期管理操作流程

（一）供应商准入阶段

目标：筛选资质合规、能力匹配的供应商，建立合格供应商名录。

步骤1：需求梳理与供应商画像定义

操作内容：由业务部门（如生产部、研发部）提出物料/服务需求，明确技术标准、交付周期、质量要求、预算范围等关键指标；采购部门汇总需求，结合企业战略制定供应商画像（如行业经验、产能规模、质量体系认证、财务状况等）。

负责人：采购经理、业务部门负责人

输出物：《供应商需求规格说明书》《供应商画像定义表》

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作内容：通过行业展会、公开招标、定向邀请、第三方平台等渠道收集供应商信息；依据《供应商画像定义表》对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合资质（如无相关行业经验、注册资本不达标）的供应商。

负责人：采购专员*

输出物：《潜在供应商名单》

步骤3：资质审核与背景调查

操作内容：向潜在供应商发放《供应商资质审核表》，要求提供营业执照、行业许可证、质量体系认证（如ISO9001）、财务报表、过往合作案例等材料；通过工商信息查询、企业信用报告、客户背调等方式核实供应商资质真实性及经营状况（如是否存在法律纠纷、重大安全）。

负责人：采购经理、法务专员

输出物：《供应商资质审核报告》《背景调查记录表》

步骤4：实地考察与能力评估

操作内容：对通过资质审核的供应商组织实地考察，重点核查生产/服务环境、设备设施、工艺流程、质量控制点、仓储物流能力等；由采购、质量、技术部门联合评估供应商的技术实现能力、交付保障能力及应急响应能力。

负责人：采购经理、质量主管、技术工程师*

输出物：《供应商实地考察评估表》

步骤5：议价与合同签订

操作内容：与评估合格的供应商进行商务谈判，明确价格、付款方式、交付条款、违约责任等核心条款；法务部门审核合同条款，保证合规性；双方签订《供应商合作协议》，供应商签署《廉洁承诺书》。

负责人：采购经理、法务专员、财务主管*

输出物：《采购合同》《廉洁承诺书》《合格供应商名录》（更新版）

（二）供应商日常管理阶段

目标：监控供应商合作过程，保证交付质量、时效与成本可控。

步骤1：订单下达与交付跟踪

操作内容：采购部门根据需求向供应商下达《采购订单》，明确物料编码、规格型号、数量、交付时间、验收标准等；供应商确认订单后，采购专员通过ERP系统或定期沟通跟踪生产/备货进度，提前预警可能延迟风险。

负责人：采购专员、仓库管理员

输出物：《采购订单》《交付进度跟踪表》

步骤2：入库验收与质量反馈

操作内容：仓库管理员核对到货物料与订单信息（数量、型号），检查外包装完整性；质量部门按《检验标准作业书》进行抽样检验，填写《物料验收报告》；对不合格品，及时反馈供应商并要求限期整改，同步录入《质量问题处理台账》。

负责人：仓库管理员、质量检验员

输出物：《物料验收报告》《质量问题处理台账》

步骤3：付款结算与成本分析

操作内容：财务部门根据合同约定及验收合格证明，核对发票信息后安排付款；采购部门定期分析供应商供货成本（如价格波动、物流费用），对比市场行情，为后续议价提供数据支持。

负责人：财务专员、采购经理

输出物：《付款申请单》《供应商成本分析报告》

步骤4：沟通与关系维护

操作内容：采购专员每月与供应商召开沟通会，反馈交付质量、服务态度等问题，收集供应商改进建议；对战略供应商，定期安排高层互访，探讨长期合作模式（如联合研发、库存共享）。

负责人：采购经理、业务部门接口人

输出物：《供应商沟通会议纪要》

（三）供应商绩效评估阶段

目标：量化供应商表现，识别优秀供应商与改进对象，优化合作策略。

步骤1：制定评估指标与权重

操作内容：根据物料/服务特性，设定评估指标（质量、交付、成本、服务、合作稳定性）及权重（如质量占比40%、交付占比30%、成本占比15%、服务占比10%、合作稳定性占比5%）。

负责人：采购经理、质量主管、财务主管*

输出物：《供应商绩效评估指标体系表》

步骤2：数据收集与评分计算

操作内容：每季度/年度收集供应商数据：质量指标（批次合格率、退货率）、交付指标（准时交付率、逾期批次）、成本指标（价格降幅、成本控制率）、服务指标（问题响应时间、解决方案满意度）、合作稳定性（合同续签率、投诉次数）；按指标权重计算综合得分。

负责人：采购专员、