会议记录与决策执行模板会议管理助手.docVIP

会议记录与决策执行模板会议管理

适用工作场景

本工具适用于需要规范会议流程、明确责任分工、保证决策落地的工作场景，具体包括：

日常团队周会/月会：同步工作进展、协调资源、解决跨部门协作问题；

项目关键节点推进会：聚焦阶段性目标达成，评估风险并制定应对措施；

跨部门协调会：整合多团队资源，明确协作边界与交付标准；

决策评审会：对方案、预算、资源分配等关键事项进行讨论并形成可执行结论；

问题复盘会：总结经验教训，制定改进计划并跟踪落实。

标准化操作流程

一、会前筹备：明确目标与框架

定义会议核心目标

明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免议题发散。

确定会议预期成果（如“输出3个高优先级需求清单”“明确客户投诉处理责任人及时间节点”）。

确定参会人员与分工

必邀人员：决策人（如部门负责人）、执行人（如项目组长）、相关协作方（如技术支持*）；

可选人员：信息提供者（如数据分析师*）；

分工：指定主持人（把控流程与时间）、记录人（负责实时记录讨论要点与行动项）。

制定会议议程并提前通知

议程需包含：议题名称、讨论目标、预计时长、负责人（如“14:00-14:20需求评审（产品经理）”“14:20-14:40资源协调（技术组长）”）；

提前1-2天通过邮件/即时通讯工具发送议程，附相关背景资料（如项目文档、数据报表），保证参会人员提前准备。

二、会中执行：聚焦讨论与决策

开场与目标重申（5分钟）

主持人开场，明确会议目标、议程及时长要求；

记录人同步参会人员签到情况（实到/请假）。

议题讨论与记录（核心环节）

按议程逐项讨论，主持人引导聚焦核心问题，避免偏离主题；

记录人需实时记录：

关键讨论内容（不同意见、数据支撑、共识点）；

发言人核心观点（标注发言人身份，如“市场部*：建议增加线上推广预算”）；

暂未达成一致的待定事项（标注“需进一步调研”“需决策人*确认”）。

决策确认与行动项明确（10-15分钟）

对每个议题的结论进行口头确认，保证参会人员无异议；

明确“行动项三要素”：

任务描述（具体要做什么，如“完成客户投诉处理流程优化方案”）；

负责人（唯一责任人，避免多人负责，如“客服主管*”）；

截止时间（明确到日期，如“2023-10-15前”）；

（可选）所需资源/配合人（如“需技术部*提供接口支持”）。

会议总结与下一步计划（5分钟）

主持人总结会议成果（决策结论、行动项清单）；

明确会议记录整理与分发时间（如“24小时内由记录人*完成记录并发送全员”）。

三、会后跟进：保证执行与闭环

整理会议记录并分发

记录人会后2小时内整理会议记录，内容包括：

会议基本信息（时间、地点、参会人员）；

各议题讨论摘要；

决策结论清单；

行动项表（含任务、负责人、截止时间、配合人）；

经主持人审核后，24小时内发送至所有参会人员及相关人员，并确认收到反馈。

建立决策执行跟踪机制

记录人维护“决策执行跟踪表”，每周更新行动项进展（如“已完成”“进行中”“延期”）；

负责人需主动同步进展（如“2023-10-10：完成方案初稿，待技术部*评审”）；

对逾期未完成的行动项，记录人及时提醒负责人，并同步至决策人*。

定期复盘与闭环

对周期性会议（如周会），每月复盘行动项完成率，分析未完成原因（如资源不足、目标不明确）；

对重要决策（如项目立项），在截止时间后3个工作日内组织结果验收，保证目标达成。

核心模板工具清单

表1：会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

Q3产品迭代需求评审会

会议编号

PROD001

时间

2023年10月10日14:00-16:00

地点

3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

形式

线下+线上

主持人

产品总监*

记录人

产品经理*

应到人员

产品部、技术部、市场部、运营部

实到人员

产品部、技术部、市场部（运营部请假）

会议目标

确定Q3产品迭代优先级及资源分配

备注

需提前查看《Q2用户反馈数据报告》

表2：会议议程表

序号

议题名称

负责人

预计时长

讨论要点/目标

备注

1

Q2用户反馈问题总结

运营部*

20分钟

梳理Top3问题及用户诉求

附数据报告

2

Q3需求池提案评审

产品部*

40分钟

评估各需求价值、可行性、资源需求

附需求文档

3

技术资源可行性评估

技术部*

30分钟

对高优先级需求进行技术评估

4

优先级排序与资源分配决策

产品总监*

20分钟

确定最终优先级列表及排期

决策项

5

行动项确认与下一步计划

全员

10分钟

明确各负责人及截止时间

表3：会议记录表（节选）

时间节点

议题名称

讨论内容摘要

关键意见（发言人*）

决策结论

14:20-14:40

Q3需求池提案评审

A需求（用户登录优化）：提升用户