采购申请审批综合信息录入表单.docVIP

适用场景与价值

在企业日常运营中，各类采购需求（如办公用品、生产设备、服务外包等）需经过规范化审批流程以保证资源合理配置与合规使用。本表单适用于各部门发起采购申请时，统一录入核心信息，为审批部门提供完整依据，同时实现采购流程的标准化、可追溯管理，提升审批效率并降低合规风险。

操作流程详解

一、申请发起

由需求部门经办人（*）根据实际采购需求发起申请，可通过企业OA系统、采购管理平台或纸质表单启动流程。发起时需确认采购物品/服务的必要性，并初步预估预算范围，保证符合部门年度预算计划。

二、信息填写

经办人需完整填写表单内所有必填项（详见“表单模板结构”），具体要求

基础信息：准确填写申请部门、申请人、联系方式（内线分机号），保证审批过程可及时沟通；

采购详情：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量及预估单价，总价需与数量、单价逻辑一致；

用途与预算：简述采购用途（如“生产部Q3季度原材料补充”“办公区打印机更换”），并选择对应的预算科目（如“行政费用-办公设备”“研发费用-实验耗材”）；

供应商信息：若已有意向供应商，需填写供应商名称（非独家时可填写“待比选”），并附初步报价单或供应商资质文件作为附件；

紧急程度：根据业务需求勾选“普通”“紧急”“特急”，特急申请需额外说明原因（如“生产设备故障停机，需48小时内到货”）。

三、部门审核

申请提交后，由需求部门负责人（*）进行初审，重点审核：

采购需求与部门工作计划的匹配度；

预算是否在部门可用额度内；

附件材料是否齐全（如技术规格书、市场调研报告）。

审核通过后签字确认，若驳回需注明原因并退回经办人修改。

四、财务复核

财务部门（*）收到通过部门审核的申请后，重点复核：

预估价格的合理性（参照历史采购数据、市场价格或询价记录）；

预算科目使用的准确性；

是否存在重复采购或可替代方案。

复核通过则签署意见，若认为价格过高或预算不足，需与需求部门沟通调整。

五、领导审批

根据采购金额及公司权限划分，由对应层级领导（*）终审：

金额在[具体金额区间，如5000元以下]：由部门总监审批；

金额在[具体金额区间，如5000-50000元]：由分管副总审批；

金额超过[具体金额区间，如50000元]：由总经理审批。

领导需结合采购必要性、预算合规性及公司战略目标进行审批，签署“同意”“否决”或“补充说明”意见。

六、结果反馈

审批完成后，由采购部门（*）将结果（通过/驳回）同步至申请人，通过申请则纳入采购执行计划，驳回申请需反馈具体原因。申请人可在系统中查询审批进度及意见记录。

表单模板结构

字段类别

字段名称

填写说明

是否必填

基础信息

申请编号

系统自动（格式：CG-YYYYMMDD-X，如C001）

是

申请部门

如“市场部”“生产部”

是

申请人

需求部门经办人姓名（*）

是

联系方式

内线分机号或企业即时通讯账号

是

采购详情

物品/服务名称

需与采购合同、发票一致，如“A4复印纸（70g）”“年度法律咨询服务”

是

规格型号/技术参数

详细描述物品特征或服务范围，如“尺寸：A4；500张/包”“服务范围：合同审查、纠纷处理”

是

数量

阿拉伯数字填写，单位需明确（如“台”“套”“年”）

是

预估单价（元）

含税单价，保留两位小数

是

预估总价（元）

数量×单价，系统自动计算，需与手工填写一致

是

用途与预算

采购用途

简要说明使用场景，不超过50字

是

预算科目

按公司财务制度选择，如“管理费用-低值易耗品”“销售费用-市场推广”

是

预算编号

若已分配年度预算编号，需填写

否

供应商信息

意向供应商名称

如“科技有限公司”“商贸公司”（若未确定可填“待比选”）

否

供应商报价单/资质文件

附件名称，如“打印机报价单.pdf”

否

其他信息

紧急程度

□普通□紧急□特急

是

附件清单

列出所有附件名称及数量，如“1.技术参数书；2.三家比价记录”

是

审批意见

部门审核意见

负责人签字（*），日期

是

财务复核意见

财务人员签字（*），日期

是

领导审批意见

审批人签字（*），日期

是

备注

其他需说明事项（如“需到货时间：2023年10月15日前”）

否

关键提示与规范

信息真实性：所有填写内容需真实、准确，禁止虚构采购需求或虚报价格，违者将按公司规定处理。

附件完整性：采购金额超过[具体金额，如10000元]的，需提供至少三家供应商的比价记录或市场调研报告；采购设备类物品需附技术参数书。

审批时效：普通申请需在提交后3个工作日内完成审批，紧急申请需在1个工作日内完成，超时未审批的需向采购部门说明原因。

修改流程：审批过程中若需修改信息，需由经办人撤回申请并重新提交，禁止在已提交表单上直接涂改。

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