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零售药店财务结算流程规范

一、总则

零售药店的财务结算工作是药店运营管理的核心环节之一，直接关系到资金安全、经营效益及合规运营。为规范财务结算行为，明确各岗位职责，确保资金流转顺畅、账实相符、数据准确，特制定本流程规范。本规范适用于药店所有涉及销售收款、款项缴存、账务核对、医保结算及相关财务处理的活动。全体员工须严格遵守本规范，确保结算流程的标准化、制度化和高效化。

二、销售收款与票据管理

（一）收款方式及处理

1.现金收款：收银员在接收现金时，须当面点验，确认货币真伪及金额无误。唱收唱付，向顾客提供清晰的收款票据。每日营业结束后，现金须全额存入指定保险柜，严禁挪用、坐支。

2.银行卡/移动支付收款：顾客使用银行卡、微信、支付宝等非现金方式支付时，收银员应核对支付信息，确保支付成功后方可完成交易。交易完成后，系统应自动生成支付凭证，与销售小票一并交由顾客。相关支付设备应定期检查，确保网络通畅、设备正常运行。

3.医保结算收款：严格按照国家及地方医保政策规定进行操作。准确录入参保人员信息，核对医保目录、支付比例及自付金额。确保医保结算数据与实际销售数据一致，及时上传医保结算信息至医保系统。对于医保系统异常等特殊情况，应有应急预案，并及时上报医保管理部门及店内负责人。

（二）票据开具与管理

1.销售小票：每笔销售交易必须开具清晰、完整的销售小票，注明商品名称、规格、数量、单价、金额、收款方式、交易时间及收银员信息。小票作为顾客购物凭证及退换货依据，应妥善保管存根。

2.发票管理：根据顾客需求及税务规定开具发票。严格按照发票管理办法领用、开具、登记、保管和缴销发票。确保发票信息真实、准确，严禁虚开发票。作废发票需全联次保存，并按规定流程处理。

三、日结与对账

（一）当班日结

1.销售数据核对：当班收银员在每日规定时间或营业结束前，须通过收银系统进行当班销售数据汇总，包括各类收款方式的金额、总销售额、商品销售数量等。

2.款项清点与核对：收银员根据系统汇总数据，对当班收取的现金、银行卡签购单、移动支付记录等进行逐一清点、核对。确保实际收款金额与系统记录金额一致，若存在差异，需立即查找原因，并上报当班负责人处理，形成《收银差异记录表》。

3.报表生成与提交：完成款项核对并确认无误后，生成当班《销售日报表》及《收款日报表》，连同相关票据（如银行卡签购单存根、作废发票等）整理后，提交给财务对账人员或指定负责人。

（二）财务对账

1.数据接收与复核：财务人员或指定对账人员接收各收银员提交的日报表及相关票据，对销售数据、收款金额、票据完整性进行复核。重点关注异常交易、大额交易及差异情况。

2.账实核对：财务人员将收银系统的销售数据与实际收到的款项（现金、银行到账通知、医保结算单等）进行交叉核对，确保账账相符、账实相符。对于医保结算，需核对系统上传数据与医保中心反馈数据的一致性。

3.差异处理：对账过程中发现的差异，应及时与相关收银员沟通，查明原因。属于操作失误的，督促其更正；属于系统问题的，及时联系技术人员解决；对于无法解释的差异或可疑情况，须立即上报财务负责人及药店管理层。

四、财务部门核算与处理

（一）款项缴存与银行对账

1.现金缴存：财务人员将当日收取的现金，在规定时间内（如次日上午）缴存至公司指定银行账户，填写《现金缴存单》，确保缴存金额与对账后确认的现金收入一致。严禁将现金长期存放于非指定安全地点。

2.银行账户管理：财务部门应定期（如每日或隔日）查询银行账户流水，将银行到账金额与收银系统中的非现金支付记录、医保结算回款等进行核对，确保资金及时、准确到账。

（二）医保结算款项处理

1.财务人员需根据医保政策规定的结算周期，及时与医保中心进行对账结算。核对医保结算金额、扣款项目及金额，确保医保回款准确无误。

2.对于医保拒付或扣款，应查明原因，若是因药店操作不当导致，需改进流程；若是政策理解偏差，应及时与医保部门沟通。

（三）应收账款管理（如适用）

对于特殊情况下产生的应收账款（如团购、单位记账等），需建立详细台账，明确欠款单位、金额、账期。财务部门应定期进行催收，确保款项及时收回，避免坏账风险。

（四）凭证整理与账务处理

财务人员对每日的销售日报表、收款凭证、银行回单、医保结算单等原始凭证进行分类、整理、审核，确保凭证的合法性、真实性和完整性。根据审核无误的原始凭证，按照会计准则及公司财务制度，及时进行账务处理，登记相关明细账和总账。

五、内部控制与监督

（一）岗位分离与权限控制

严格执行不相容岗位分离原则，如收银与对账岗位分离、开票与复核岗位分离。明确各岗位的操作权限，通过收银系统和财务软件设置权限密码，确保不同级别人员只能进行其职责范围内的操作。

（二）现金与票据安全管理