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企业内外协作平台指南

一、适用场景与典型应用

企业内外协作平台旨在打破组织内部与外部的沟通壁垒，提升协作效率，适用于以下核心场景：

内部项目协同：跨部门项目推进（如产品研发、市场活动）、日常任务分配与进度跟踪，解决信息分散、责任不清问题。

外部合作对接：与客户、供应商、合作伙伴的联合项目（如定制开发、供应链协同），实现需求同步、文件共享与反馈闭环。

审批流程优化：内部审批（如费用报销、用印申请）、外部审批（如合同确认、合作方案评审），减少纸质流转，提升审批效率。

知识资源共享：内部文档沉淀（如SOP、行业报告）、外部资料共享（如客户提供的素材、合作方技术文档），构建统一知识库。

二、角色化操作流程

根据不同用户角色，平台操作流程分为以下三类，保证各环节职责清晰、动作规范：

（一）项目负责人：从创建到闭环的全流程管理

步骤1：创建协作空间并配置权限

登录平台后，“创建空间”，填写空间名称（如“2024年Q3产品迭代项目”）、选择类型（内部/外部协作）、描述项目目标。

邀请成员：内部成员通过工号搜索，外部成员通过手机号/邮箱发送邀请（需提前告知对方注册方式）。

分配权限：设置“管理员”（可修改空间信息）、“编辑者”（可创建任务/文件）、“查看者”（仅可浏览），外部伙伴默认仅赋予“查看者+评论”权限，敏感操作需经内部管理员审批。

步骤2：拆解任务并明确节点

“任务管理”，使用“模板创建”（可选“项目里程碑”“阶段性任务”模板），将项目拆解为可执行单元（如“需求调研”“原型设计”“开发测试”）。

填写任务字段：任务名称（需具体，如“完成10家客户深度访谈”）、负责人（内部成员选择工号，外部伙伴需先邀请并关联）、截止时间、前置任务（如“原型设计”需在“需求调研”完成后启动）、交付物（如“访谈记录表”“原型图”）。

设置提醒：任务截止前3天、1天自动通过平台消息提醒负责人，重要节点可相关成员。

步骤3：跟踪进度与协调资源

每日查看“任务看板”，按“进行中/已完成/逾期”筛选任务，逾期任务标红并显示逾期时长。

针对滞后任务，“任务详情”查看进度说明，发起“问题讨论”（仅空间成员可见），明确解决方案（如“*申请增加2名开发人员支持”）。

定期组织线上会议：“会议”创建会议，设置议题、时间、参会人（可勾选外部伙伴），会议纪要自动同步至空间“文档”模块。

步骤4：验收与归档

任务负责人提交交付物后，项目负责人在“任务详情”“验收”，填写验收意见（通过/驳回，驳回需注明修改要求）。

全部任务完成后，“空间设置”-“归档空间”，选择“保留成员权限”或“仅查看”，历史数据可随时检索。

（二）内部成员：高效执行与反馈

步骤1：接收任务并确认需求

登录平台后，在“我的任务”查看分配给自己的任务，任务名称查看详细说明、交付物要求及前置任务进度。

若需求不明确，在任务评论区项目负责人（如“*，需求中提到的‘用户画像’是否包含行为数据维度？”），等待回复后再启动执行。

步骤2：执行任务与同步进度

按要求完成工作，过程中需及时更新任务状态（如“进行中”改为“待审核”），交付物（文件支持在线编辑，自动保存历史版本）。

遇到阻碍时，在“问题讨论”模块发起求助，说明当前困难（如“客户反馈需求变更，需确认是否影响排期”），相关同事或外部对接人*。

步骤3：参与协作与知识沉淀

积极参与空间内讨论，评论时需聚焦问题（避免无关刷屏），重要结论可“加精”置顶。

有价值的文档（如行业分析、项目复盘）主动至“知识库”，设置分类标签（如“产品研发”“客户案例”），方便后续查阅。

（三）外部伙伴：安全参与协同

步骤1：接受邀请与注册认证

收到平台邀请短信/邮件后，进入注册页，填写手机号、验证码，设置密码（需包含大小写字母+数字，长度不少于8位）。

完成实名认证（证件号码/营业执照，平台人工审核1个工作日），审核通过后加入协作空间，阅读并签署《外部协作保密协议》（电子签名）。

步骤2：参与任务与反馈信息

在“空间首页”查看项目目标、任务列表及自身负责任务，仅可查看/编辑被授权的内容（如无权限无法查看其他成员任务）。

提交工作成果时，在“任务交付物”模块文件，并添加备注（如“根据3月10日会议修改后的方案V2”），确认后提交至内部负责人审核。

步骤3：沟通与信息同步

通过平台“消息”与内部成员沟通，避免使用/邮箱等外部渠道（防止信息泄露），重要沟通内容可“一键沟通纪要”保存至任务文档。

项目结束后，可申请导出自身参与的任务记录（含提交时间、交付物、验收结果），用于后续合作对账或复盘。

三、实用工具模板

以下模板可直接在平台“模板中心”调用，也可根据需求自定义调整：

模板一：项目任务跟踪表

任务ID

任务名称

负责人

所属阶段

截止时间

状态（待启动/进行中/待验收/已完成）

优先级（高/中/