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企业办公物品采购标准化指南

一、指南目的与适用范围

本指南旨在规范企业办公物品采购全流程，保证采购行为合规、高效、经济，保障各部门办公需求及时满足，同时降低采购成本、防范管理风险。适用于企业各部门日常办公所需物品（如文具、耗材、劳保用品、小额办公设备等）的采购管理，固定资产、专项物资及服务类采购除外。

二、标准化采购流程

（一）需求提报与初审

需求发起：各部门根据实际办公需求，由指定经办人（如部门行政岗或业务负责人）填写《办公物品采购申请单》（详见模板一），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望到货时间。

部门审核：部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认是否存在重复申领、可替代物品未优先使用等情况，审核通过后在申请单上签字确认。

需求汇总：行政部（或采购部）于每月25日前收集次月各部门采购需求，按物品类别、预算金额进行分类汇总，形成《月度采购需求汇总表》。

（二）预算匹配与审批

预算核对：行政部（或采购部）对照企业年度预算，核对汇总需求的预算总额，保证不超部门年度预算；如遇超预算需求，由发起部门说明原因，提交财务部及分管领导*审批。

分级审批：

单次采购金额≤1000元：由行政部（或采购部）负责人审批；

1000元＜单次采购金额≤5000元：由行政部（或采购部）负责人、财务部负责人联合审批；

单次采购金额＞5000元：需提交分管副总*审批。

审批通过后，方可进入供应商选择环节。

（三）供应商选择与比价

供应商库筛选：优先从企业合格供应商库中选择供应商（供应商库由行政部（或采购部）定期维护，每季度评估更新）。

询价比价：

单次采购金额≤3000元：至少向2家供应商询价，填写《供应商比价表》（详见模板二），记录报价、供货周期、售后服务等信息；

单次采购金额＞3000元：需进行3家及以上供应商比价，必要时组织现场考察，重点评估供应商资质、产品质量、价格竞争力及履约能力。

供应商确定：根据“质优价廉、服务优先”原则，比价结果经审批后确定最终供应商，行政部（或采购部）及时与供应商沟通采购细节。

（四）订单下达与合同签订

订单：行政部（或采购部）根据比价结果及审批意见，向供应商下达《采购订单》（模板三），明确物品名称、规格、数量、单价、交付时间、付款方式、违约责任等条款，订单需经双方签字盖章确认。

合同管理：单次采购金额＞10000元或涉及长期供货的，需签订正式采购合同，合同文本由法务部（或指定法务人员）审核，保证条款合规，合同原件由行政部（或采购部）及财务部存档。

（五）物品验收与入库

到货核对：物品送达后，由行政部（或采购部）牵头，需求部门经办人共同参与验收，对照采购订单核对物品名称、规格、数量是否一致，检查外包装是否完好。

质量检验：对使用功能有明确要求的物品（如U盘、计算器等），需当场测试功能；对耗材类物品（如纸张、墨盒等），随机抽检质量，保证符合使用标准。

验收确认：验收合格后，填写《物品验收单》（详见模板四），由验收人、需求部门经办人签字确认；如存在数量不符、质量瑕疵等问题，需当场拍照记录，及时与供应商沟通处理（退换货或索赔），并留存书面沟通记录。

入库登记：验收合格的物品由行政部（或采购部）登记入库，更新《办公物品库存台账》（模板五），保证账实相符。

（六）付款与结算

票据审核：供应商根据采购订单或合同开具合规票据（注明“办公用品”明细及税号），行政部（或采购部）核对票据信息与订单、验收单是否一致，财务部审核票据合规性及付款流程完整性。

付款审批：财务部根据审批权限提交付款申请，经相关负责人签字后，通过银行转账或企业对公账户支付款项，禁止现金交易（小额零星采购除外）。

账务处理：财务部根据付款凭证及票据，及时进行账务处理，保证采购成本准确归集。

（七）采购档案归档

采购过程中形成的所有资料（采购申请单、比价表、订单/合同、验收单、发票复印件、付款凭证等），由行政部（或采购部）按“单次采购”整理成册，每月汇总后移交档案室归档，保存期限不少于3年。

三、配套模板

模板一：办公物品采购申请单

申请人

部门

申请日期

物品名称

规格型号

单位

用途说明

期望到货日期

部门负责人签字

行政部（或采购部）审核意见

财务部审核意见

审批人签字：

日期：

审批人签字：

模板二：供应商比价表

采购申请单号

比价日期

物品名称

规格型号

需求数量

预算总价（元）

序号

供应商名称

联系人

联系方式

1

2

3

比价结论

推荐供应商：

理由：

审批人签字：

日期：

模板三：采购订单

订单编号

下单日期

供应商名称

联系地址

联系人

联系方式

收货地址

收货人

序号

物品名称

规格型号

单位

1

2

订单总价

大写：

小写：

付款方式

备注

供应商签字：

（盖章）

日期：

采购方签字：

（盖章）

日期：

模板四：物品验收单