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企业合同管理与归档规范要求

在现代企业治理结构中，合同作为承载商业交易意图、明确权利义务关系的法律文件，其管理水平直接关系到企业的经营安全、合规成本及运营效率。建立一套系统、规范的合同管理与归档体系，不仅是企业防范法律风险、维护自身合法权益的基石，更是实现精细化管理、支撑战略发展的内在要求。本文将从合同管理的全生命周期出发，阐述关键环节的规范要点与归档管理的核心要求，以期为企业提供具有实操价值的指引。

一、合同管理的基本原则与战略定位

企业合同管理应以“事前防范、事中控制、事后补救”为指导思想，贯穿于合同从发起、谈判、评审、签署、履行至终止归档的完整生命周期。其核心原则在于：合法性，确保合同订立、履行、变更、终止等全过程符合法律法规及行业监管要求；审慎性，对合同相对方资质、履约能力、交易背景进行充分调查与评估；效益性，在风险可控前提下追求商业利益最大化，平衡成本与收益；可追溯性，确保合同管理各环节的行为、决策及文件材料均有据可查。

将合同管理提升至企业战略层面，意味着管理层需高度重视，建立健全跨部门协同机制，明确各业务单元、法务、财务、风控等部门在合同管理中的职责与权限，形成“业务部门发起与执行、法务部门审核与支持、管理层决策与监督”的闭环管理模式。

二、合同生命周期各阶段管理规范

（一）合同发起与准备阶段

合同的发起应基于明确的商业需求和经审批的业务计划。此阶段的核心在于确保交易的必要性与可行性。业务部门应提交合同发起申请，说明交易背景、标的、数量、金额、合作方初步选定情况及预期效益。同时，需对合同相对方进行尽职调查，核实其工商信息、经营状况、信用记录、相关资质或许可证等，必要时可要求提供财务报表、业绩证明或履约担保。对于重大或复杂合同，建议成立专项工作小组，明确负责人及时间表。

（二）合同谈判与评审阶段

谈判是合同条款形成的关键环节，应坚持平等互利、协商一致的原则。谈判过程中，应充分理解双方核心诉求，对关键商务条款（如价格、付款方式、交付周期、质量标准）和法律条款（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属）进行细致磋商。重要谈判应有书面记录，并由参与人员签字确认。

合同评审是防范风险的核心关卡，应建立分级分类的评审机制。所有合同在签署前必须经过法务部门的专业审核，涉及重大金额、复杂技术或高风险领域的合同，还需提交财务部门、技术部门及管理层进行联合评审。评审重点包括：合同主体资格的合法性、意思表示的真实性、合同内容的合规性、条款的完整性与严谨性、权利义务的对等性、违约责任的明确性与可执行性、争议解决方式的合理性等。评审意见应形成书面记录，对提出的修改意见，业务部门应与相对方协商落实，并将修改情况反馈至评审部门。

（三）合同签署与用印管理

合同文本经最终评审确认无误后，方可进入签署环节。签署前，应再次核对合同文本与评审确定版本的一致性，确保无错漏或擅自修改。法定代表人或授权委托人应在其权限范围内签署合同。授权委托应采用书面形式，明确授权范围、权限期限，并妥善保管授权委托书。

合同用印应严格遵守企业印章管理规定。用印前需履行审批手续，核对用印文件与审批内容的一致性。印章的加盖应清晰、规范，骑年盖月或盖在法定代表人/授权代表签名处。多页合同应加盖骑缝章，防止页面被抽换。若为涉外合同或需第三方认证的合同，应按照相关规定办理公证或认证手续。

（四）合同履行与跟踪监控

合同签署后，即进入履行阶段，这是实现合同目的的关键。业务部门作为合同履行的第一责任人，应制定履行计划，明确各阶段任务、责任人及完成时限。对于合同履行过程中的重要节点，如付款、交货、验收、服务提供等，应建立台账进行跟踪，确保双方均能按约履行义务。

合同履行过程中，应密切关注市场变化、政策调整及相对方履约能力的变化，及时识别潜在风险。对于出现的违约情形或履行障碍，应立即报告并采取应对措施，包括但不限于发送催告函、协商变更合同、暂停履行己方义务等，必要时启动法律救济程序。相关沟通记录、通知文件、对方回函等均应妥善保存。

（五）合同变更、解除与纠纷处理

在合同履行过程中，因客观情况发生重大变化导致原合同无法继续履行或需要调整时，应遵循协商一致的原则，及时办理合同变更或解除手续。合同变更或解除协议的签署程序、评审要求应与原合同保持一致。

若发生合同纠纷，应优先通过友好协商解决。协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。法务部门应全程参与纠纷处理，收集整理证据材料，制定应对策略，最大限度维护企业合法权益。纠纷处理结果及相关法律文书也应作为合同档案的组成部分。

三、合同归档管理规范

合同归档是合同管理的最后一环，也是知识沉淀和历史追溯的重要保障。企业应建立统一、规范的合同归档管理制度。

（一）归档范围与要求

归档范围应涵盖合同从发起至终止（或纠纷解决完毕）全过程形成的所有