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人力资源管理日常流程标准操作手册

前言

本手册旨在规范人力资源管理日常核心流程，保证各环节操作标准化、规范化，提升工作效率与管理质量。手册适用于企业人力资源部门及相关岗位人员，涵盖员工从入职到离职的全周期关键流程，供实际工作中参考执行。

第一章新员工入职管理流程

一、适用情境

适用于通过招聘渠道录用的新员工，包括社会招聘、校园招聘、内部推荐等渠道入职的正式员工及试用期员工，需完成入职手续办理、信息登记、合同签订等标准化流程。

二、操作步骤

步骤1：录用确认与入职通知

HR岗：根据用人部门审批通过的《录用审批表》，在1个工作日内向候选人发送《录用通知书》（可通过邮件或书面形式），明确岗位、薪资、到岗时间、需携带材料（证件号码、学历学位证、离职证明、体检报告等）。

候选人确认：收到《录用通知书》后，需在规定时限内（通常为2个工作日）回复是否接受录用，并确认到岗时间。

异常处理：若候选人放弃录用，HR需及时反馈至用人部门，启动备选候选人沟通流程。

步骤2：入职前准备

HR岗：

核对候选人提交的材料原件与复印件，保证材料齐全、真实（重点核查身份信息、学历学位、离职证明等）；

准备入职材料：《劳动合同》、《员工手册》、《岗位职责说明书》等，需加盖公司公章；

协调IT部开通企业邮箱、OA系统、通讯软件等账号；

通知行政部安排工位（电脑、工牌、办公用品等）、用人部门对接人及导师。

用人部门：明确新员工岗位职责、初期工作目标，安排导师制定《试用期培养计划》。

步骤3：入职办理

新员工到岗当日：

HR接待：引导新员工填写《新员工入职登记表》（含基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等），核对材料并留存复印件；

合同签订：向新员工解释《劳动合同》条款（试用期、岗位、薪资、保密义务等），双方签字盖章，一式两份，员工留存一份；

入职引导：介绍公司组织架构、企业文化、考勤制度、办公区域分布（如会议室、茶水间、卫生间等），带领熟悉工位及同事；

材料归档：将入职材料、合同复印件、证件复印件等整理归档，建立员工档案电子版及纸质版。

步骤4：入职后跟进

HR岗：

入职第3个工作日，与新员工及导师沟通，知晓适应情况；

入职满1周，发送《试用期反馈表》至用人部门，收集工作表现评价；

保证社保、公积金增员手续在入职当月完成，次月正常缴纳。

三、配套表单

表1-1：《新员工入职登记表》

序号

项目

内容（示例）

1

姓名

*小明

2

性别

男

3

出生日期

1995年5月1日

4

证件号码号

（填写后用*号部分替代，如110）

5

学历

本科

6

毕业院校及专业

大学人力资源管理专业

7Previousemployer

科技有限公司

8

紧急联系人

*小华（母亲）

9

紧急联系人电话

5678（填写后用*号替代）

表1-2：《入职材料清单》

序号

材料名称

份数

备注

1

证件号码复印件

2份

需正反面复印

2

学历学位证复印件

1份

验证原件后留存

3

离职证明原件

1份

?加盖原单位公章

4

体检报告原件

1份

3个月内有效

四、关键提示

材料审核需严格把关，避免虚假信息入职；

合同签订需符合《劳动合同法》规定，试用期时长与合同期限匹配（如1年以下合同试用期≤1个月，1-3年≤2个月，3年以上≤6个月）；

入职引导需注重员工归属感营造，避免“重手续轻沟通”。

第二章员工转正管理流程

一、适用情境

适用于试用期员工（试用期时长根据劳动合同约定），试用期结束前需完成转正评估，确认是否正式录用。

二、操作步骤

步骤1：转正申请

员工岗：试用期结束前5个工作日，填写《员工转正申请表》，提交至直接上级及HR部门，附《试用期工作总结》（含工作内容、成果、不足及改进计划）。

步骤2：部门评估

直接上级：收到申请后3个工作日内，结合员工试用期工作表现，填写《试用期工作表现评估表》，从“工作业绩、工作态度、团队协作、能力匹配”等维度评分（满分100分，≥80分合格），并给出“同意转正”“延长试用期”“不同意转正”的明确意见，反馈至HR部门。

部门负责人：审核评估结果，签字确认。

步骤3：HR复核

HR岗：

核查员工试用期考勤记录（无迟到、早退、旷工等异常）；

确认部门评估流程规范、材料齐全；

对“延长试用期”情况，需检查延长后总试用期不超过法定上限（如原合同期3年，试用期可延长至6个月，总时长不超6个月）。

步骤4：审批与反馈

HR岗：将评估结果及申请表提交至管理层审批，审批通过后1个工作日内通知员工转正结果；

员工确认：同意转正的，签署《转正确认书》；不同意转正或需延长试用期的，HR需与员工沟通原因，并同步至用人部门。

步骤5：信息更新

HR岗：更新员工系统信息（如转正日期、薪资调整等），将转正材料归档至员工档案，次月起正式享受正式员工福利待遇。

三、配套表单

表2-1