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机关签字背书制度

机关签字背书制度

第一章总则

第一条为规范机关单位公文处理工作，提高公文处理质量和效率，确保公文内容的真实性、准确性和合法性，根据《中华人民共和国公务员法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《党政机关公文处理工作条例》等法律法规，结合本机关实际，制定本制度。

第二条本制度所称签字背书，是指机关单位在处理各类公文、材料、证明等文件时，按照规定程序由相关负责人在文件上签署姓名和意见，并对文件内容真实性、合法性、合规性负责的制度。

第三条本制度适用于本机关所有部门、单位及其工作人员在处理公文、材料、证明等文件过程中的签字背书工作。

第四条签字背书工作应当遵循以下原则：

（一）依法依规原则：严格按照法律法规和机关内部规章制度执行；

（二）权责一致原则：谁签字谁负责，确保责任明确；

（三）程序正当原则：严格按照规定程序进行，确保过程规范；

（四）及时高效原则：在规定时限内完成签字背书工作，提高工作效率；

（五）真实准确原则：确保签字背书内容真实、准确、完整。

第二章签字背书的范围和对象

第五条本机关下列文件需要进行签字背书：

（一）上行文：请示、报告等；

（二）下行文：命令、决定、通知、通报、批复等；

（三）平行文：函、意见等；

（四）机关内部文件：工作方案、工作计划、工作总结、会议纪要、规章制度等；

（五）对外出具的证明材料：身份证明、工作证明、收入证明、无犯罪记录证明等；

（六）涉及重大事项、重要决策、大额资金使用的文件；

（七）涉及人事任免、奖惩、考核的文件；

（八）涉及合同协议、法律文书、法律意见书等；

（九）涉及保密事项的文件；

（十）其他需要签字背书的文件。

第六条根据文件性质和重要程度，签字背书分为以下层级：

（一）一般性文件：由部门负责人签字；

（二）重要文件：由分管领导签字；

（三）重大文件：由主要领导签字；

（四）特别重大文件：由领导班子集体研究决定后，由主要领导签字。

第三章签字背书的程序和要求

第七条签字背书一般包括以下程序：

（一）起草：由承办部门或人员按照规定格式和要求起草文件；

（二）审核：由部门负责人或指定人员对文件内容进行审核；

（三）会签：涉及多个部门的文件，需相关部门负责人会签；

（四）复核：由办公室或指定部门对文件格式、内容、程序等进行复核；

（五）签字：按照规定权限由相关负责人签字；

（六）用印：加盖机关公章或专用章；

（七）登记：对文件进行登记、编号、归档。

第八条签字背书应当符合以下要求：

（一）使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔签字，不得使用铅笔、圆珠笔；

（二）签字应当清晰、工整，易于辨认；

（三）在指定位置签字，不得随意涂改、添加；

（四）签署姓名和职务，不得只签姓或只签名；

（五）签署日期，确保文件时效性；

（六）签署意见，明确表示同意、不同意或修改意见；

（七）电子文件应当按照机关电子签名规定执行。

第九条签字背书应当注明以下内容：

（一）签署人姓名；

（二）签署人职务；

（三）签署日期；

（四）签署意见（如同意、同意，请按此执行、不同意，理由如下等）；

（五）其他需要注明的事项。

第十条对于需要集体研究决定的重大事项，应当形成会议纪要，并由参会人员签字确认。会议纪要应当包括以下内容：

（一）会议时间、地点、主持人、记录人；

（二）参会人员名单；

（三）会议议题；

（四）讨论情况；

（五）表决结果；

（六）决定事项；

（七）责任分工和完成时限；

（八）其他需要记录的事项。

第四章各类文件的签字背书规定

第十一条上行文的签字背书：

（一）请示类文件：由部门负责人签字后，报分管领导审核，最后由主要领导签字；

（二）报告类文件：一般由部门负责人签字，重要报告需经分管领导审核，重大报告需经主要领导签字。

第十二条下行文的签字背书：

（一）命令、决定类文件：由主要领导签字；

（二）通知、通报类文件：一般由分管领导签字，重要通知需经主要领导签字；

（三）批复类文件：按照请示的审批程序和权限进行签字。

第十三条平行文的签字背书：

（一）函类文件：一般由部门负责人签字，重要函件需经分管领导签字；