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业务洽谈及合同审查工具包

一、工具包应用场景与价值

本工具包适用于企业间业务合作、项目落地前的关键沟通阶段，以及正式合作前的合同风险把控场景。具体包括：

新客户合作洽谈：如供应商筛选、代理合作、服务外包等初次接洽场景，通过标准化流程保证沟通高效、目标明确；

老客户合作深化：如续约、业务范围拓展、条款调整等既有合作关系的优化场景，避免信息遗漏和条款歧义；

合同条款风险排查：在合同签署前，对主体资格、权利义务、违约责任等核心条款进行系统性审查，降低法律风险和商业纠纷概率；

跨部门协作统筹：涉及业务、法务、财务等多部门参与的洽谈与合同评审，通过统一工具保证信息同步和责任明确。

二、业务洽谈全流程操作指引

阶段一：洽谈前准备——明确目标，夯实基础

梳理合作需求与底线

明确我方合作目标（如市场份额拓展、成本降低、技术合作等）及核心诉求（如价格区间、交付周期、质量标准等）；

设定谈判底线（如最低合作规模、不可让步的权利义务条款等），避免洽谈中偏离核心利益。

调研对方背景信息

通过公开渠道（如企业信用信息公示系统、行业报告等）核实对方主体资格（是否存续、有无经营异常）、行业口碑、合作案例；

知晓对方决策流程（如需哪些部门审批）、关键联系人（如业务负责人、法务对接人）及谈判风格（如偏好数据支撑、注重长期合作等）。

准备洽谈材料与分工

制作《业务洽谈准备表》（见模板1），列出我方优势、合作方案、备选条款等；

确定洽谈团队及分工：主谈人（主导沟通，把控节奏）、技术/业务顾问（解答专业问题）、记录人（实时记录要点）；

预判对方可能提出的质疑（如价格偏高、交付周期长等），提前准备应对话术和数据支撑。

阶段二：洽谈中执行——聚焦核心，高效沟通

开场与破冰（5-10分钟）

简要介绍我方团队及本次洽谈目的，营造合作氛围（如肯定对方行业地位、表达合作诚意）；

通过开放式问题引导对方表达需求（如“贵方本次合作最关注的核心目标是什么？”）。

核心议题沟通（30-60分钟）

围绕“合作模式、权利义务、商务条款、风险分担”等核心议题逐一讨论，优先确认双方共识点；

针对分歧点，采用“立场-利益-方案”沟通法：先明确对方立场（如“贵方希望价格再降10%”），再挖掘利益诉求（如“成本控制压力”），最后提出折中方案（如“若年采购量提升20%，可优惠8%”）；

记录人实时填写《洽谈要点记录表》（见模板2），明确共识、分歧及待解决问题，避免遗漏。

确认下一步行动（5分钟）

总结本次洽谈成果，明确双方后续责任（如“我方3个工作日内提供合同草案，贵方5个工作日内反馈意见”）；

约定下次沟通时间及方式（如线上会议或面谈），并互留联系方式（指定唯一对接人）。

阶段三：洽谈后跟进——固化成果，推进落地

整理洽谈纪要

洽谈结束后24小时内，由记录人整理《业务洽谈纪要》，经双方对接人确认后邮件发送（抄送相关负责人），内容包括：洽谈时间/地点/参与人、核心共识、分歧点、后续行动计划（含负责人、截止日期）。

内部评审与方案优化

根据洽谈结果，业务部门牵头修订合作方案，法务部门同步介入合同条款设计；

针对分歧点，若需内部决策，及时上报负责人并明确反馈时限，避免拖延。

推进合同签署

向对方发送合同草案时，附上《条款说明函》（解释核心条款制定逻辑，如“违约责任条款参考行业惯例，旨在保障双方权益”）；

接收对方反馈后，24小时内组织内部评审，若有修改意见及时与对方沟通，直至达成一致。

三、合同审查关键步骤拆解

步骤1：形式审查——保证文件合规性

检查合同文本是否完整（包括封面、附件、签署页等），有无缺页、漏签；

核对合同编号、签约主体名称（与营业执照、公章一致）、签约日期是否规范；

确认合同份数、持有方是否符合双方约定（如“一式肆份，甲乙丙丁各持一份”）。

步骤2：主体资格审查——排除合作风险

对方为企业：核实《营业执照》副本（需在有效期内），经营范围是否涵盖合作业务，是否存在股权冻结、经营异常、失信被执行人等风险（通过“信用中国”等平台查询）；

对方为自然人：核实证件号码信息（姓名、证件号码号一致），确认其具备完全民事行为能力（如非限制民事行为能力人）；

涉及特殊行业（如医疗、金融），需核查对方是否具备相应资质或许可证（如《医疗器械经营许可证》）。

步骤3：核心条款审查——明确权利义务

条款类型

审查要点

合同标的

标的物/服务描述是否清晰（如产品型号、规格、技术参数；服务范围、交付标准），有无歧义（避免“优质产品”“一流服务”等模糊表述）。

数量与质量

数量单位是否明确（如“吨”“台”而非“一批”），质量标准是否可量化（如“符合GB/T19001-2016标准”），验收流程和期限是否约定。

价款与支付

单价、总价是否含税（需明确税率），支付方式（银行转账/承兑汇票）、节点（如“预付30%到货验收后