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采购成本控制流程模板合同审批简化版

一、模板概述与核心价值

二、标准化操作流程

总览：流程从需求发起至合同归档，共6个核心环节，强调“先预算、后采购，先比价、后签约”的原则，关键节点设置审核与控制点。

1.需求提出与预算确认

操作内容：

（1）需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付日期及预算金额。

（2）部门负责人*审核需求合理性（如是否为必要采购、数量是否匹配实际需求），并提交至财务部。

（3）财务部*核对预算余额，确认预算充足性，在《采购需求申请表》中签署“预算审核意见”。

责任岗位：需求经办人、部门负责人、财务审核岗*

输出成果：《采购需求申请表》（含预算审核通过意见）

2.供应商寻源与比价

操作内容：

（1）采购专员*根据需求内容，从合格供应商库中筛选至少3家候选供应商（紧急采购或单一来源采购需额外说明原因）。

（2）向供应商获取书面报价单，重点关注价格、质量标准、交付周期、付款条件等核心要素。

（3）填写《采购比价表》，对比各供应商报价差异，分析价格构成（如是否含运费、税费等），初步筛选性价比最优方案。

责任岗位：采购专员、采购经理

输出成果：《采购比价表》（含供应商报价对比与分析）

3.合同草案拟定与内部审核

操作内容：

（1）采购专员*根据比价结果，与选定的供应商沟通合同条款，拟定《采购合同（简化版）》，内容包括：合同主体、标的物详情、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式等。

（2）法务岗（或指定授权人）*审核合同条款的合规性与法律风险，重点关注权利义务对等、违约条款明确性。

（3）需求部门*确认标的物技术参数与服务要求是否匹配需求。

责任岗位：采购专员、法务审核岗、需求部门*

输出成果：《采购合同（简化版）》（经法务与需求部门审核通过）

4.合同审批与签署

操作内容：

（1）采购专员*将《采购合同（简化版）》《采购比价表》《采购需求申请表》等材料合并，提交至审批权限人（根据企业规定，如部门总监、分管副总或总经理）。

（2）审批人*重点审核：采购必要性、成本控制效果（是否低于预算或市场均价）、合同条款合规性。

（3）审批通过后，由采购专员*与供应商加盖合同专用章（或公章），双方各执一份原件。

责任岗位：采购专员、审批权限人

输出成果：已签署的《采购合同》（正本）

5.合同执行与成本跟踪

操作内容：

（1）采购专员*跟踪供应商交付进度，保证按合同约定时间、质量标准履行。

（2）需求部门*负责验收，填写《采购验收单》，确认数量、质量无误后签字反馈。

（3）财务部*根据《采购验收单》与合同约定条款，安排付款，并在采购台账中记录实际成本，对比预算差异，分析原因。

责任岗位：采购专员、需求部门、财务部*

输出成果：《采购验收单》、付款凭证、采购成本台账

6.合同归档与复盘

操作内容：

（1）采购专员*将《采购需求申请表》《采购比价表》《采购合同》《采购验收单》等资料整理成册，编号归档保存（保存期限不少于3年）。

（2）每季度或每半年，采购部联合财务部对采购成本数据进行分析，总结高成本项目原因，优化供应商结构与比价机制。

责任岗位：采购专员、采购经理、财务部*

输出成果：采购档案、成本分析报告

三、配套表单工具

表1：采购需求申请表

字段

填写说明

示例

申请部门

需求发起部门

行政部

申请人

需求经办人（用*代替）

张*

采购内容

物品/服务名称、规格、数量

笔记本电脑（i5/16G/512G）10台

预算金额

含税预算上限（元）

45,000

用途说明

采购原因及使用场景

新员工入职办公设备配置

部门负责人意见

签字+日期，确认需求合理性

同意，签字：李*2024-03-01

财务预算审核意见

签字+日期，确认预算余额

预算充足，签字：王*2024-03-02

表2：采购比价表

供应商名称

报价（元）

是否含税

交付周期（天）

质量/服务承诺

备注（优势/劣势）

A科技有限公司

42,000

是

7

1年免费保修，7天无理由退换

价格最低，售后响应快

B商贸公司

43,500

是

5

原厂正品，提供3年延保

交付快，价格略高

C电子厂

44,000

否

10

定制化配置，支持批量采购折扣

价格最高，但可灵活调整配置

表3：采购合同（简化版）

合同编号：CG-2024-X

甲方（采购方）：公司

乙方（供应商）：公司

签订日期：2024年X月X日

条款

内容

采购标的

产品名称、型号、规格、数量、单价、总价（详见附件《采购清单》）

质量标准

符合国家行业标准，甲方验收合格为准

交付时间与地点

乙方于2024年X月X日前将货物送至甲方指定地点（市区号）

付款方式

验收合格后30日内，甲方以银行转账方式支付全额款项（无预付款）

违约责任

逾期交付每日