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水利工程实体档案分类大纲编制方法

水利工程实体档案分类大纲编制方法摘要:摘要:详细介绍

了水利工程建设项目实体档案分类大纲的编制方法。

关键词:关键词:水利工程;实体档案分类大纲;编制方法

XXX《水利工程建设项目档案管理规定》(水办,2005,480

号)附件“水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表”

具体规定了水利工程建设项目应归档的内容，但实际上由于工

程类别及规模不同，并不是所有的在建工程都能产生该范围内

的所有文件材料，这就要结合实体工程本身的建设内容，科学

制定应归档的文件材料范围和内容，即编制实体档案分类大纲，

并在工程开工前组织监理和施工单位进行研究，对归档内容、

表格形式、文字材料等提出具体要求，使其在工程建设过程中

对于文件材料的搜集和整理有章可循，实现文件材料的归档工

作与工程建设同步。

1实体档案分类大纲的编制方法

1.1编制原则实体档案分类大纲的编制要遵循以下原则:1)

能够充分反映工程从立项到竣工验收时代整个工程建设活动的

全过程;2)依据工程档案的内容、特性和构成纪律，在保持其

不可支解的自然联系的原则下，把产生于同一活动范畴、具有

不异内容，归入同一档案类别;3)大纲中类目设置具有唯一性

和相对稳定性，并有充分的扩展余地，在今后的工程建设过程

中，若遇有本大纲所列类目之外的文件材料，可在各级类目中

增设新的类目，且对原档案资料的完整性不会产生任何影响;4)

类目符合从总到分，从一般到具体的逻辑原则。做到下位类的

外延之和等于上位类的外延，同位类目之间边界清楚，不相互

交叉和包容;5)类目名称力求做到准确、简明、易懂、好记。

1.2类别设置根据水利工程档案内容的、特点和形成规律，

结合档案记述和反映的内容，可将归档内容设置为一级、二级、

三级类目，这样在足可以确保各类资料能够纳入的同时，方便

对档案资料的管理。

2.2.1一级类目的设置根据《水利工程建设项目文件材料

归档范围与保管期限表》的内容规定，将实体档案大纲按“问

题-时间”分类设置为九个一级类目并进行排序。由于科研项目

文件材料的产生具有无限期性，可将其排列在最后，这样即使

该类目没有什么实质性内容，也不会影响档案资料的完整性，

也便于日后产生相关资料时的归档工作能够顺利进行。针对某

一水利工程建设项目的一级类目可按以下顺序进行排列:1)工

程建设前期工作文件材料;2)工程建设管理文件材料;3)工艺、

设备材料(含国外引进设备材料)文件材料;4)施工文件材料;5)监

理文件材料;6)竣工验收文件材料;7)生产技术准备、试生产文

件材料;8)财务、器材管理文件材料;9)科研项目文件材料。

2.2.2二级、三级类目标设置对一级类目进一步细分出二

级类目，并将那些所涵盖内容属类不同的二级类目进一步细分

出三级类目，三级类目视情况而设。

1)工程建设前期工作文件材料按工程建设程序可细分出立

项及审批文件材料、设计及审批文件材料两个二级类目，可不

设三级类目。2)工程建设管理文件材料按其档案资料形成特点

可细分出建设管理综合文件材料、合同文件材料、征地、拆迁

文件材料、招投标文件材料、设计变更文件材料等五个二级类

目，可不设三级类目;3)工艺、设备材料(含国外引进设备材料)

文件材料，根据实际情况按采购方式或设备类型进行二级类目

设置。按采购方式可细分出直采设备材料(含国外引进设备材

料)文件材料、监造设备材料(含国外引进设备材料)文件材料等

两个二级类目，三级类目按设备材料类型进行设置。按设备材

料类型进行二级类目设置时，每种设备材料单独设置为二级类

目，可不细分三级类目(推荐采用设备材料类型进行二级类目

设置);4)施工文件材料:按标段细分出二级类目，有几个标段就

细分出几个二级类目，每个二级类目下可细分出施工管理与技

术文件、主要施工技术记录文件、各种试验报告、工程检验评

定及质量验收记录、施工预、决算、价款结算文件、声像材