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高层时间宝贵会议怎么开最有效？

某公司会议占高层85%的工作时间

本期关注

高层会议管理

高层时间宝贵，哪些会议该开？

高层会议效率如何提高？如何解决会议目标不明晰，临时会议比正式会议还多的问题？

管理者如何借助会议推动集体决策？

如何把会议变成一种高层对业务运营过程的交互式控制系统？

高层参加会议时，经常发现以下问题：

●有固定的正式会议，会议效率不高：缺少议程控制，议题本身与会议类型不合适，缺

少提案；

●参与者自身的问题。“一言堂”，随意打断别人发言，陈述成绩多分析问题少；

●缺少固定的沟通机制，或者固定周期的沟通经常被高层取消；

●经常召开十万火急的临时会议；

●经常列席一些跟自己负责的领域没有关系、亦不需知情的会议，无法做评论；

●有些议题，参加人的不明了自己的决策角色，无法置评或提出不适当的意见；

●有些议题，该参加的人没有到场，无法做出决策。

⊙本报记者姚音

彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中认为：时间是管理者最稀有的资源。

统计数据显示：规模在几十亿的企业，经常是一年要开上万个会议。海外数据也显示，

对于某家每年由600个不同部门组织的大约5000个会议的中型企业来说，最少需要花费企

业近9000万美元的会务成本，其中还不包括高层的薪资成本和运用会议时间进行价值再创

造的其他机会成本。

面对市场竞争日益激烈的现实，企业如何借会议规范决策效率，同时提升运营执行的杠

杆率，这些问题都与高层会议管理的流程再造和时间安排息息相关。不少企业高层认为：会

议是企业发展到一定阶段解决问题、进行决策的主要手段，但无效的会议却变成效率低下、

责任上交、相互抱怨的根源。如何厘清庞杂会议体系背后的脉络？不同的角色有着不同的体

验。而会议管理专家则表示，会议改革的最终目的并非是不开会，而是必须提高会议效率。

企业老总：

典型状态：经常性的会议缠身。

典型困惑：“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战

略。”

困惑程度：*****

下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关

心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。

专家把脉：会议怎么开只解决企业30%的问题，另外70%的问题出在这些会该不该开？

所有会议之间应该有一个逻辑关系，同样的会不应该重复开，以节省高层的时间和投入。此

外，老总把会议当成获取信息的渠道，说明其缺乏正式的获取信息的机制。从这个意义上说，

会议体系的设计意义超过会议召开本身，应该让企业老总在正确的会议节点上进行有效决

策。

中高层管理者

典型状态：大小会议怎一个“乱”字了得。

典型困惑：“老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此

疲于奔命。”

困惑程度：****

专家把脉：中层管理者一般必须要参与的会议包括：营销领域中的经销商大会、分公司

会议；供应链领域的供应商大会；战略宣灌大会；生产领域的比武大会；技术大会、质量控

制会议、与消费者见面会；跨部门平级会议；管理下级员工的例会；意外式管理会议，等等。

“乱”的原因在于企业老总并不清楚中层的会议安排，临时会议容易打乱工作节奏。

下级部门领导、员工

典型状态：麻木参会。

典型困惑：“领导开会大多‘一言堂’，问题反复说，不知道A会与B会的区别，对

每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”

困惑程度：***

专家把脉：“一言堂”的出现一是由于没有议程，二是因为领导者对某问题不明确而导

致临时询问、讨论的增多。而针对领导“一言堂”推出所谓议程，规定发言时间，结果却发

现所有的高层都不能按要求执行———因为需要事先准备资料；需要在会议召开前提供发言

纲要，这些要求最后变成对所有参会者的一个约束。结果导致恶性循环：没议程领导随便谈，

跑题、拖堂，很发散；有议程，参加者又不愿做事前的功课。

综上所述，企业会议问题的出现有体制原因、有管理者的原因，也有参加员工的原因。

而具体落实到体制问题上，高层会议改革不能通过管理者提高自身效率加以解决———因为

很多会议的产生都是别人的需求，而且也是企业中非得解决的问题。因此，企业需要借助组

织改革，对会议召开的目的、设计进行管理，并结合各运作环节加以执行。

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