企业行政文档管理归档模板.docVIP

一、典型应用场景

企业行政文档管理归档模板适用于各类企事业单位、社会组织的行政办公场景，涵盖日常运营中产生的各类文件资料规范化管理需求。具体包括：公司内部通知、会议纪要、工作计划与总结、合同协议、人事档案（如员工入职材料、异动记录）、固定资产资料、证照资质复印件、项目过程文件（如立项报告、验收材料）、对外往来函件等需长期保存或定期查阅的行政类文档。通过标准化归档，保证文件资料有序存储、快速检索、安全追溯，同时满足审计检查、内部查阅及合规管理要求。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初步筛选

明确收集范围：根据行政文档分类标准（如按部门、文件类型、时间周期等），由各部门指定专人（如部门助理或行政对接人*）负责本部门产生文件的收集，保证应归档文件无遗漏。

初步审核：对收集的文件进行基础审核，检查文件是否完整（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项）、是否为最终版本（避免草稿、重复件），剔除无效或过期文件（如临时通知已失效）。

（二）分类与整理

确定分类维度：根据企业实际管理需求，可采用“一级分类+二级分类”方式，例如：

一级分类：综合管理、人事行政、财务资产、项目管理、对外往来；

二级分类：在“综合管理”下可再分“通知公告”“会议纪要”“制度文件”等。

排序与装订：按文件形成时间顺序排列，对同一类别内文件进行编号排序；纸质文件需去除金属夹、回形针，使用无酸纸夹或文件夹装订，避免损坏；电子文件统一命名（格式建议：“部门-文件类型-年份-序号-名称”，如“行政部-会议纪要-2024-001-年度工作部署会”）。

（三）编号与登记

制定编号规则：采用“分类代码+年份+流水号”组合方式，例如：“ZD-2024-001”（ZD代表“制度文件”，2024为年份，001为流水号）。分类代码需提前明确并标准化，避免随意更改。

填写归档登记表：将编号、文件名称、形成日期、页数、密级（如公开、内部、秘密）、存放位置（如档案柜-第X层-第X格）、经手人*等信息录入《行政文档归档登记表》（详见模板表格），保证每份文件可追溯。

（四）归档存储

实体文件归档：纸质文件按编号顺序存入专用档案盒，档案盒正面标注“分类代码+年份+文件名称+起止编号”，侧面标注流水号，便于查找；档案盒按分类顺序整齐存放于档案室，避免阳光直射、潮湿环境。

电子文件归档：电子文件存储于企业指定服务器或云盘，建立与纸质文件对应的电子目录，定期备份（建议每月备份一次），防止数据丢失。

（五）后续管理

定期检查：每季度由行政部*组织对归档文件进行抽查，检查是否有损坏、遗失、霉变等情况，发觉问题及时处理。

借阅与归还：建立《文档借阅登记表》，借阅人需填写借阅理由、借阅期限、归还日期，经部门负责人*及行政部审批后方可借阅；归还时检查文件完整性，如有损坏需追究责任。

到期处置：对于超过保存期限的文件（如临时通知保存1年、一般合同保存5年），需经法务部*及分管领导审批后，按规定销毁（纸质文件碎纸处理，电子文件彻底删除），并填写《文件销毁登记表》。

三、常用归档模板表格

（一）《行政文档归档基本信息表》

序号

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

页数

密级

存放位置

经手人

备注

1

ZD-2024-001

员工考勤管理制度（2024版）

行政部

2024-01-15

8

内部

档案柜-1层-3格

张*

替代2022版

2

HY-2024-005

年度工作总结大会纪要

总经办

2024-03-20

5

公开

档案柜-2层-1格

李*

附参会名单

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

（二）《年度归档目录汇总表》

年度

一级分类

二级分类

文件数量

归档日期

经办人*

存放区域

2024

综合管理

会议纪要

32

2024-12-30

王*

档案柜-1层

2024

人事行政

人事档案

58

2024-12-28

赵*

档案柜-3层

2024

项目管理

项目验收报告

15

2024-12-25

刘*

档案柜-4层-5格

…

…

…

…

…

…

…

（三）《文档借阅登记表》

借阅日期

借阅人*

部门

文件编号

文件名称

借阅理由

借阅期限

归还日期

审批人*

备注

2024-05-10

陈*

财务部

ZD-2024-001

员工考勤管理制度

制度修订参考

3个工作日

2024-05-13

周*

已复印

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、关键管理要点

规范性与一致性：文件分类、编号、命名规则需统一执行，避免因个人习惯差异导致归档混乱；新员工入职时需接受行政文档管理培训，保证操作标准一致。

安全与保密：涉密文件（如未公开的合同、战略规划）需单独存放，设置访问权限，借阅需经分管领导审批；档案室配备防火、防潮、防盗设备，定期检查安全设施。

动态更新：企业制度、组织架构等发生变更时，需及时更新