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会议策划与执行记录标准化模板

一、适用范围与价值

二、标准化操作流程

（一）会前筹备阶段

明确会议目标与范围

根据业务需求确定会议核心目标（如决策问题、同步进度、解决问题等），明确会议议题及预期成果，避免主题发散。

确定会议类型（决策型、沟通型、汇报型等），匹配相应参会人员范围（如决策层需相关部门负责人、执行层需具体经办人）。

制定会议议程

按议题重要性排序，明确每个议题的主讲人、预计时长及讨论方向，保证议程紧凑且覆盖核心内容。

预留10-15分钟自由讨论或临时议题时间，避免关键问题遗漏。

发布会议通知

至少提前2个工作日通过内部通讯工具（如企业OA系统）发送通知，包含：会议名称、时间、地点（线上会议需附及参会方式）、议程、参会人员、需提前准备的资料（如PPT、数据报表）。

提醒参会人员如有无法参会情况，需提前1个工作日向会议组织者请假并说明原因。

准备会议物料与场地

线下会议：提前预订会议室（确认设备可用性，如投影仪、麦克风、白板等），准备纸质议程、签到表、笔、饮用水等物料；如需演示材料，提前测试设备兼容性。

线上会议：提前测试会议软件功能（如屏幕共享、录制、分组讨论），提前发送参会及注意事项（如建议提前10分钟登录、测试麦克风）。

（二）会中执行阶段

会议开场与签到

主持人提前5分钟到场，播放欢迎页或会议主题PPT，引导参会人员签到（线上会议通过签到功能或在线文档记录）。

主持人宣布会议开始，重申会议目标、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、避免无关发言）。

议题讨论与决策

按议程顺序逐项推进，每个议题由主讲人简明扼要汇报（控制在预计时长内），主持人引导参会人员围绕核心问题讨论，避免偏离主题。

对需决策的议题，主持人需明确决策方式（如举手投票、共识决策），并当场宣布结果；对未达成一致的议题，记录分歧点并明确后续处理方式（如补充资料后二次讨论）。

关键信息记录

记录人需全程同步记录：各议题讨论要点、不同意见、最终决议、行动项（包含具体任务内容、负责人、配合部门、完成时限）。

对关键数据、结论或待办事项，可拍照留存白板记录或要求主讲人提供书面摘要，保证信息准确。

会议总结与散会

主持人根据议程完成情况，简要总结会议成果（已达成决议、明确行动项），重申各项任务的负责人与截止时间。

确认无补充事项后，宣布散会，提醒记录人于会后24小时内整理会议记录。

（三）会后总结与归档阶段

整理会议纪要

记录人根据会中记录，于会后1个工作日内完成会议纪要初稿，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）、议程回顾、各议题讨论要点、决议事项、行动项清单（需明确“任务内容-负责人-配合部门-完成时限”）、附件（如演示材料、照片）。

纪要初稿经主持人审核确认后，于半日内发送至所有参会人员及相关部门，如有异议需在24小时内反馈，逾期视为无异议。

跟进行动项落实

会议组织者（或指定专人）建立行动项跟踪表，每周更新任务进展，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，必要时协调资源推动解决。

重要行动项需在下次相关会议中同步汇报完成情况，形成“计划-执行-反馈”闭环。

资料归档

将会议通知、议程、签到表、纪要、行动项跟踪表、演示材料等整理为完整会议档案，按“年份-月份-会议名称”分类存档（电子档存储于指定共享文件夹，纸质档需标注归档日期并交由行政部门统一保管），保存期限不少于2年。

三、核心模板清单

（一）会议基本信息表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

会议名称

需体现核心主题

2024年Q3产品规划研讨会

2

会议编号

按规则统一编码（如“YYYY-MM-XXX”）

2024-07-015

3

会议时间

精确到分钟（含开始/结束时间）

2024年7月15日14:00-16:30

4

会议地点

线下会议室号/线上会议

总部大楼3楼会议室A/腾讯会议XXX

5

会议形式

线下/线上/混合

线下

6

主持人

需明确姓名及职务

*总监（市场部）

7

记录人

需明确姓名及职务

*专员（行政部）

8

参会部门/人员

列主要参会人及职务

产品部经理、研发部主管等

9

缺席人员及原因

如有缺席需说明

销售部*经理（出差）

10

会议目标

简述核心预期成果

明确Q3产品功能优先级

11

准备物料

列需准备的物品

投影仪、签到表、产品原型图

（二）会议议程表

序号

议题名称

主讲人

时间分配（分钟）

讨论方向/备注

1

上季度产品复盘

*经理（产品部）

20

重点分析用户反馈数据

2

Q3功能优先级讨论

*主管（研发部）

30

评估开发资源与需求紧急度

3

市场推广方案同步

*专员（市场部）

15

初步计划及资源需求

4

自由讨论与临时议题

全体参会人员

15

其他需同步事项

5

会议总结

*总监（市场部）

10

明确行动项与下一步计划

（三）参会人