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资产借用管理流程及协议模板

引言

在组织运营过程中，资产的有效利用与规范管理是提升效率、控制成本的重要环节。资产借用作为资产流转的常见形式，若缺乏清晰的流程指引和规范的协议约束，极易引发责任不清、资产损坏、流失或使用效率低下等问题。本文旨在提供一套专业、严谨且具备实用价值的资产借用管理流程，并附相应的协议模板，以期为各类组织的资产管理工作提供有益参考，确保资产在安全可控的前提下发挥最大效用。

一、资产借用管理流程

（一）申请与审批

资产借用的第一步是规范的申请与审批程序，这是确保借用行为合理、必要的第一道关口。

1.借用申请：

*借用人需根据实际工作需求，填写《资产借用申请表》（可根据组织实际情况设计表格，核心要素应包含：借用人信息、所属部门、联系方式、借用资产名称、规格型号、数量、资产编号、借用事由、预计借用期限、预计归还日期等）。

*对于价值较高或特殊类别的资产，可能需要额外提供更详细的使用说明或项目证明材料。

*借用人应确保所填信息真实、准确、完整。

2.部门审核：

*借用人将填写完整的《资产借用申请表》提交至其所属部门负责人进行审核。

*部门负责人需对借用事由的真实性、必要性、借用期限的合理性以及借用人的责任心进行评估。审核通过后，签署意见并转至资产管理部门（或行政部门，视组织架构而定）。

3.资产管理部门审批：

*资产管理部门收到申请后，将对拟借用资产的库存状况、技术状态、是否符合借用条件等进行核查。

*同时，需考量资产的整体调度和其他潜在需求。对于关键或稀缺资产，可能需要更高层级管理人员的审批。

*审批通过后，资产管理部门将安排后续资产出库事宜；若不通过，应及时向借用人反馈原因。

（二）资产出库与交接

审批通过后，即进入资产出库与交接环节，此环节的重点在于明确资产状态，确保责任转移清晰。

1.资产准备：

*资产管理部门根据审批通过的申请表，通知相关人员（如库房管理员）准备相应资产。

*对资产进行必要的检查、清洁和调试，确保其在借出时处于良好可用状态。

2.出库与交接：

*借用人（或其授权代表）在约定时间到指定地点办理资产交接手续。

*资产管理部门人员与借用人共同对资产进行清点、核对（型号、数量、编号等），并检查资产外观是否完好、有无划痕、附件是否齐全、功能是否正常等。

*交接双方需在《资产借用登记表》或类似单据上签字确认，并注明交接日期和资产当时的状态。如有必要，可拍照留存作为佐证。

*资产管理部门同时更新资产台账信息，标记资产为“借出”状态，并记录借用相关信息。

（三）资产使用与监控

资产借出后，借用人需妥善保管和合规使用，资产管理部门亦需进行必要的跟踪。

1.资产使用：

*借用人应严格按照借用协议约定的用途使用资产，不得擅自改变用途、拆卸、改装、转借、转租、抵押或用于非法活动。

*借用人需承担资产在借用期间的保管责任，采取必要措施防止资产损坏、丢失、被盗或遭受其他不当影响。

*如在使用过程中发现资产出现故障或损坏，应立即停止使用，并及时向资产管理部门报告，说明情况。

2.状态监控：

*资产管理部门可通过定期或不定期的方式，对借出资产的使用状况和保管情况进行抽查或问询，特别是对于长期借用或高价值资产。

*借用人应配合资产管理部门的检查工作。

*若借用期限较长，或资产使用地点发生变更，借用人应及时向资产管理部门报备。

（四）归还与入库验收

借用期满或借用目的达成后，借用人应及时归还资产，资产管理部门需进行规范验收。

1.主动归还：

*借用人应在《资产借用申请表》约定的归还日期前，或在借用目的完成后，主动将资产归还至资产管理部门。

*归还前，借用人应对资产进行清洁和必要的检查，确保其基本完好。

2.延期申请：

*如因特殊情况确实需要延长借用期限，借用人应在原借用期限届满前至少一定工作日（如3个工作日）向资产管理部门提交书面延期申请，说明延期理由和新的预计归还日期。

*延期申请需经过原审批流程（部门负责人及资产管理部门）审批。未经批准，不得擅自延期。

3.入库验收：

*资产管理部门人员与归还人共同对归还资产进行验收，核对资产编号、数量、规格型号，并检查资产外观、附件、功能状态是否与借出时一致（或在合理损耗范围内）。

*如验收合格，双方在《资产归还验收单》上签字确认，资产管理部门更新资产台账，将资产状态标记为“在库”或“可用”。

*如发现资产损坏、遗失、附件不全或功能异常等情况，应立即记录，并根据《资产借用协议》及相关规定进行处理（如追责、赔偿等）。

（五）记录与归档

资产借用的整个过程都应有完整的记录，并进行规范归档，以