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汇河治理工程档案管理制度

为了做好工程档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归

档整理规范》等文件的有关要求,结合工程实际情况和档案管理

的相关要求特制订本档案管理制度。

一、归档范围

本档案主要为工程档案资料

工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批

文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合

同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补

充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及

报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、

照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理

文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报

告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他

需要存档的文件等。

二、档案保密制度

（一）工作人员必须严格执行《保密法》,增强保密意识,严格

保密纪律,自觉维护国家机密的安全。凡借阅的各类档案材料必须

注意妥善保管,不得转借及带回家。对违反保密规定的现象,要及

时处理。

（二）档案管理人员要坚守岗位,遵守纪律,切实履行《保密法》

赋予的职责。对借出的档案材料,应及时催卷,及时归档。

（三）档案内容不得擅自传抄、翻印、翻拍。

（四）对故意失泄档案秘密的人员,按《保守国家秘密法》有

关规定处理。

三、档案工作人员岗位职责

1.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备

档案专业知识。

2.负责本建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、

立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。

3.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。

4.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其

监督、检查和指导。

5.办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案管理制度

1.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工

作需要，须报经主管领导批准同意后方可查阅。

2.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案

无关的东西,做到完整安全，存放有序，查找方便。

3.做好档案柜内六防“”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、

防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、

安全。

4.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取

有效措施。

五、档案安全制度

1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专

人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非

管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

2.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，

切实消除安全隐患。

六、档案资料查阅利用制度

1.人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管

理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半

个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部

分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情

况需要外借时，须报经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。

借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，

按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复

印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。

3.档案柜里的档案资料需交给其他单位时应填写交接单方

可交付。

4.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、

作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，

依法追究当事人行政、法律责任。

5.查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以

利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

七、档案的收集

1.档案管理人员收到工程人员或相关单位人员给予的资料

应及时登记。

2.工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档

案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。

3.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机

联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料

的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

4.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应

交总工程师审阅确定用途