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多场景会议策划及执行通用模板

一、适用会议场景

战略决策类：年度战略研讨会、季度经营分析会、重大事项评审会

项目推进类：项目启动会、阶段复盘会、结项汇报会

沟通协作类：跨部门协调会、客户需求对接会、供应商沟通会

培训赋能类：新员工入职培训、专业技能提升会、政策宣贯会

成果展示类：产品发布会、成果总结会、优秀案例分享会

二、会议策划与执行全流程指南

（一）筹备阶段：从0到1搭建会议框架

1.明确会议核心目标

操作要点：通过“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）定义目标，例如“3小时内明确Q3产品迭代优先级，输出决策文档”。

输出物：《会议目标确认表》（含目标描述、衡量标准、达成时间）。

2.组建筹备团队并分工

操作要点：根据会议规模与复杂度，明确核心角色及职责，避免职责重叠或遗漏。

总负责人（*经理）：统筹整体进度，资源协调，最终决策；

策划组（*专员）：拟定议程、设计流程、准备物料；

执行组（*助理）：场地预订、设备调试、人员通知；

支持组（*行政）：餐饮安排、交通接待、物资采购。

输出物：《筹备团队分工表》（含角色、姓名、职责、联系方式）。

3.确定会议基本信息

操作要点：同步确认以下关键信息，保证多方一致：

时间：考虑参会者日程，优先选择工作日上午9:00-11:30或下午14:00-17:00（避开节假日/重大项目节点）；

地点：内部会议室/外部场地（根据参会人数、会议性质选择，线上会议需确认平台及测试账号）；

形式：线下/线上/hybrid（混合）；

参会人员：核心决策者、执行层、外部嘉宾（提前确认是否需邀请函）。

输出物：《会议基本信息汇总表》。

4.制定会议预算

操作要点：按“收入-支出”逻辑梳理，费用需明细列支，预留10%-15%应急备用金。

支出项：场地费、设备租赁费、物料制作费、餐饮费、交通住宿费（外部嘉宾）、礼品费；

收入项：参会费（若有）、企业内部划拨。

输出物：《会议预算明细表》（需经相关负责人审批）。

5.拟定会议议程

操作要点：按“开场-核心议题-总结-收尾”逻辑设计，控制单环节时长（核心议题建议不超过45分钟），预留互动/茶歇时间。

示例：

时间

环节

内容描述

负责人

09:00-09:10

开场

总负责人致辞，介绍会议目标

*经理

09:10-10:00

核心议题1

Q3市场策略汇报与讨论

*主管

10:00-10:10

茶歇

/

*行政

10:10-11:00

核心议题2

产品原型评审

*设计师

11:00-11:30

总结与决议

汇总意见，明确行动项

全体

输出物：《会议议程表》（提前3天发送给参会者）。

6.准备会议物料

操作要点：按“会前-会中-会后”分类准备，保证清单化管控：

会前：会议通知（含议程、地点、联系人）、参会手册（含议程、资料、座位图）、签到表；

会中：投影设备、麦克风、激光笔、翻页器、白板、马克笔、便签纸、饮用水、会议资料（纸质/PPT）；

会后：反馈问卷、礼品（若有）、资料袋。

输出物：《会议物料清单表》（含物品名称、数量、负责人、准备状态）。

7.发布会议通知与确认

操作要点：提前5-7天发送正式通知（邮件/企业），会前1天再次提醒，重点确认参会状态（出席/请假/线上接入）。

通知内容：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的资料（如需）。

（二）执行阶段：从1到N落地会议流程

1.会前最后检查（会议前1天/当天1小时）

操作要点：总负责人牵头，对照《会议物料清单》《筹备分工表》逐项确认：

场地：桌椅摆放（按U型/课桌式/剧院式布置）、空调/灯光调试、网络测试（线上会议需测速）；

设备：投影仪连接、麦克风电量、激光笔功能测试；

物料：资料袋摆放、饮用水补给、签到表打印；

人员：主持人串词准备、嘉宾接待安排（如需）。

2.会中流程管理

签到环节：

线下：设置签到处，发放会议资料，引导参会者就座；

线上：提前10分钟开启会议室，发送会议，协助参会者调试设备。

开场环节：

总负责人开场，明确会议目标、议程及时长规则（如“每人发言不超过3分钟”）；

介绍核心参会人员（尤其是外部嘉宾）。

议程执行：

严格按照《会议议程表》推进，主持人把控节奏，避免超时；

关键议题需指定记录人（实时记录决议、待办事项、责任人及截止时间）。

互动环节：

设计提问、分组讨论等互动形式（如“每人用1句话表达对议题的看法”）；

茶歇期间引导参会者自由交流，促进深度沟通。

收尾环节：

总负责人总结核心结论、行动项及后续安排（如“会议纪要将于2个工作日内发出”）；

感谢参会者及筹备团队（如适用，可安排合影）。

3.应急处理方案

设备故障：准备备用设备（如备用麦克风、投影仪），联系IT支持人员15分钟内到场；

人员缺席：提前与核心参会者确认替补方案（如需