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不归档文件材料的范围及处理办法

为了保证公司档案的完整和精炼，避免出现“有文必档”的现象，现对公司的不归档文件的范围及处理办法作如下规定。

一、不归档文件材料的范围

1、公司形成的重复文件（重要的可有二份）。

2、无查考价值的事务性、临时性的通知、函件等。

3、无特殊保存价值的信封、一般性询问或一般性建设意见的人民来信。

4、公司内部互相抄送的文件材料。

5、未经签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外）。未成文文件的核对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签定的最后定稿除外）。

6、与公司工作无关的上级文件或其他部门职责范围的文件材料。

7、参加非主管业务部门召开的会议带回来的不需要贯彻执行的无查考利用价值的文件材料。

8、为了工作参考向其他单位索取、搜集文件材料。

9、上级机关任免、奖励非公司工作人员的文件材料。

10、隶属部门送来的，不必备案的材料和征求意见的未定稿。

11、已经领导签发但未发出的文件。

12、公司收到的其他单位关于成立、变更、合并、撤销、调整内部组织机构、启用公章、迁移办公室地址、变更电报挂号、电话号码和召开会议的通知。

13、非公司形成的无查考利用价值的刊物、资料、简报、参与资料、宣传资料和参阅性文件材料。

二、不归档的文件材料的处理办法

1、公司各部门每年立卷归档时，应清理不需归档的文件材料，除需要留有本部门备查外，应及时销毁，不归档文件销毁时间：当年不归档的文件清理后，一般存放二年，再履行销毁手续。

2、销毁不归档的文件材料，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可采用简便方法进行登记，经本部门有关领导批准后即可销毁。

3、凡不归档的文件材料不能随便出售，任何部门或个人均不得出售给个体户或废品收购部门。一律作保密纸由公司集中送纸厂销毁，并有两人监销。