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企业物资采购及仓储标准化流程模板

一、适用范围与业务场景

生产型企业原材料、辅料、备品备件的采购与存储；

企业办公设备、劳保用品、后勤物资的采购与库存管理；

项目制企业专项物资的采购、入库及项目领用；

仓储部门对库存物资的日常维护、盘点及数据管理。

二、标准化操作流程详解

（一）物资采购流程

步骤1：需求提报与审批

发起人：各部门物资需求申请人（如生产部领班、行政部专员）。

操作内容：

申请人根据部门工作计划或实际需求，填写《物资采购申请表》，注明物资名称、规格型号、单位、需求数量、用途、期望到货日期及预算金额；

部门负责人对需求的合理性（如数量是否符合工作标准、预算是否在部门额度内）进行审核，签字确认；

采购部对采购必要性（如是否有库存替代、是否属于紧急采购）及供应商初步可行性进行审核；

金额超限（如单次采购超5000元）或重要物资（如关键设备），需提交分管副总/总经理审批。

输出文件：《物资采购申请表》（含各环节审批意见）。

步骤2：供应商选择与订单下达

责任人：采购专员。

操作内容：

采购部根据审批通过的《物资采购申请表》，通过询价、比价或招标方式选择供应商（优先选择合格供应商名录内企业，新供应商需经过资质审核）；

与供应商确认物资价格、交货期、付款方式、质量标准及售后服务条款，形成《采购报价对比表》；

审核无误后，下达《采购订单》，明确订单编号、物资信息、数量、单价、总金额、交货地址及违约责任，并加盖公章（电子章）发送给供应商；

重要订单需法务部门审核合同条款。

输出文件：《采购报价对比表》《采购订单》《采购合同》（如适用）。

步骤3：收货与验收

责任人：仓管员、采购专员、需求部门指定人员。

操作内容：

供应商按订单要求送达物资后，仓管员核对送货单信息（物资名称、规格、数量、订单号）与《采购订单》是否一致，检查外包装是否完好；

数量核对：清点实物数量与送货单数量是否一致，差异超5%时，当场与供应商沟通并记录；

质量验收：需求部门专业人员或质检员（如涉及质量标准）对物资功能、参数、合格证等进行检验，填写《物资验收记录单》，标注“合格”“不合格”或“待检”；

验收合格后，仓管员、采购专员、供应商三方签字确认，物资入库；验收不合格的，由采购专员联系供应商退换货，并记录《不合格品处理单》。

输出文件：《送货单》《物资验收记录单》《不合格品处理单》（如适用）。

（二）仓储管理流程

步骤1：入库登记

责任人：仓管员。

操作内容：

验收合格的物资，由仓管员及时在仓储管理系统中录入入库信息，包括物资编码、名称、规格、单位、数量、供应商、入库日期、存放库位（如A-01-02表示A区1排02号货架）；

打印《入库单》，注明“已验收”字样，经采购专员签字确认后，存档备查；

物资按“分区分类、标识清晰”原则存放，易燃、易碎、危险品需单独设立专区，并张贴警示标识。

输出文件：《入库单》、系统入库记录。

步骤2：存储与保管

责任人：仓管员。

操作内容：

定期检查仓库环境（温度、湿度、通风），保证符合物资存储要求（如防潮、防尘、防虫），每日记录《仓库温湿度记录表》；

执行“先进先出（FIFO）”原则，对有保质期物资（如劳保用品、化学品），在货位标识上注明生产日期/入库日期，优先发放旧批次；

每月对库存物资进行抽查，保证账实相符，对积压、呆滞物资（超过6个月未领用）及时上报采购部及需求部门，协商处理方案（如调拨、折价销售）。

输出文件：《仓库温湿度记录表》《库存抽查记录表》。

步骤3：出库管理

责任人：领用人、仓管员、部门负责人。

操作内容：

领用人根据工作需求，填写《物资出库申请单》，注明物资名称、规格、领用数量、领用用途及领用人信息，经部门负责人审批；

仓管员核对《物资出库申请单》与系统库存信息，确认库存充足后，按单备货，并检查物资质量；

领用人到仓库现场核对物资信息，确认无误后签字领用，仓管员在系统中更新出库数据，打印《出库单》双方留存；

紧急领用（如生产突发故障需抢修物资）可先电话申请，事后1个工作日内补办审批手续。

输出文件：《物资出库申请单》《出库单》、系统出库记录。

步骤4：库存盘点

责任人：仓管员、财务部人员、需求部门监盘人。

操作内容：

定期盘点：每月末进行全库盘点，每季度末由财务部监盘，保证盘点数据准确；

盘点前：打印《库存盘点表》，标注物资账面数量、存放库位，停止该区域物资出入库；

盘点中：实地清点实物数量，与账面数量核对，差异处标注并记录原因（如自然损耗、发错货）；

盘点后：填写《库存盘点差异报告》，说明差异原因、责任部门及处理建议，经财务部、采购部审核后，调整库存账目，保证账实一致。

输出文件：《库存盘点表》《库存盘点差异报告》。

三、配套工具表单

（一）物资采购申请表

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

用途

预算金