资产管理与盘存标准化流程.docVIP

资产管理与盘存标准化流程工具模板

一、适用场景与触发条件

本标准化流程适用于企业、事业单位及各类组织对固定资产、低值易耗品、无形资产等各类资产的日常管理、定期盘点及状态跟踪场景，具体包括但不限于：

常规季度/年度全面盘点：按固定周期对全部资产进行数量、状态、使用情况的核对；

新增资产入库登记：新购、调入、自制资产入库时的信息录入与标签绑定；

资产内部调拨转移：资产在不同部门、使用人之间转移时的信息变更与交接确认；

资产报废/处置核查：达到使用年限、损坏或闲置资产报废前的状态核实与价值评估；

专项审计或合规检查：应对内外部审计、资产合规性检查时的数据支撑与流程追溯。

二、标准化操作流程

（一）盘存前准备阶段

成立专项盘存小组

由行政部/资产管理部牵头，联合财务部、使用部门负责人及指定盘点人员（如部门内勤专员、仓库管理员助理）组成小组，明确组长（如行政部*经理）统筹协调，组员分工包括：

资产台账核对岗：负责与财务系统、采购系统数据对接，保证账面信息完整；

实地盘点岗：负责现场资产清点、状态确认及信息记录；

差异复核岗：负责核对盘点数据与台账差异，分析原因并跟踪处理。

制定盘存计划

明确盘存范围（如“2024年第三季度全部固定资产”“办公设备专项盘点”）、时间节点（如“9月15日-9月20日”）、人员分工及职责，形成《资产盘存工作计划表》（参考附件1），提前3个工作日发送至各部门。

资料与工具准备

整理现有资产台账（含资产编号、名称、规格型号、采购日期、原值、使用部门、责任人等信息）、历史盘存记录、资产调拨/报废审批单等资料；

准备盘点工具：资产标签扫描枪、盘点表模板（纸质或电子版）、相机（用于拍摄资产状态）、盘点标识（如“已盘”“待盘”贴纸）。

（二）资产清查与信息核对阶段

资产台账预处理

盘存小组提前3个工作日核对财务系统资产台账与资产管理部门台账，保证资产编号、名称、规格等基础信息一致，标记异常数据（如信息缺失、重复登记），通知使用部门补充或修正。

实地盘点执行

按“部门-区域-资产类别”逐项清点，采用“以物对账、以账核物”方式：

低值易耗品：按类别清点数量，检查是否在有效期内、是否损坏，对可重复使用物品（如工具）记录使用人；

固定资产：核对资产编号、名称、规格与台账一致，检查使用状态（在用、闲置、维修、报废）、存放位置，拍摄资产照片（需包含资产编号及环境特征）；

无形资产（如软件著作权、专利）：核对证书编号、登记日期、保护期限，确认使用状态及维护记录。

盘点过程中，对已贴资产标签的扫描确认，无标签或标签模糊的资产立即补挂，并在盘点表中备注“新标签”。

信息实时记录

盘点人员使用电子盘点表（如Excel模板或资产管理系统）实时录入数据，内容包括：资产编号、名称、规格型号、账面数量、实盘数量、存放位置、责任人、资产状态（正常/闲置/损坏/待报废）、差异备注（如“少1台”“型号不符”），并由盘点人（如*助理）签字确认。

（三）数据核对与差异处理阶段

差异汇总与初步分析

盘存结束后1个工作日内，差异复核岗汇总各部门盘点表，《资产盘存差异汇总表》（参考附件2），对比账面数量与实盘数量，计算差异率（差异率=（账面数量-实盘数量）/账面数量×100%），标注重大差异（差异率≥5%或单资产价值≥5000元）。

差异原因核查

针对差异项，由盘存小组联合使用部门、财务部核查原因，常见原因包括：

盘盈：未入账资产（如接受捐赠、自制未申报）、资产已使用但未登记；

盘亏：资产遗失、已报废未销账、内部调拨未交接；

账实不符：资产信息录入错误（如型号、数量）、资产转移未更新台账。

核查过程需形成书面记录，如《资产差异原因说明表》（由部门负责人*主管签字确认），附相关证明材料（如调拨单、报废审批复印件）。

审批与账务调整

根据差异原因，按权限审批：

盘盈：填写《资产盘盈审批表》，经使用部门负责人、财务经理*总监审批后，纳入资产管理，补录台账及财务信息；

盘亏：填写《资产盘亏审批表》，说明原因（如遗失需提供情况说明、报废需提供鉴定意见），经部门负责人、行政部、财务部审批后，销毁台账及财务记录；

账实不符：修正台账信息，如资产转移需更新使用部门、责任人，经原使用部门及新使用部门负责人签字确认。

（四）报告与归档阶段

编制盘存报告

盘存工作结束后3个工作日内，由盘存小组组长*经理牵头编制《资产盘存工作报告》，内容包括：

盘存概况（范围、时间、人员）；

盘存结果（总资产数量、账实一致率、分类资产状态分布）；

差异情况（差异数量、主要原因、处理措施）；

问题整改建议（如加强标签管理、完善调拨流程、定期培训）。

更新资产台账

根据审批后的差异调整表，更新资产管理部门台账及财务系统数据，保证账实、账账、账卡三相符，更新后由资产管理员专员及财务审核人会计签字确认。

资料归