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企业固定资产管理登记与报废工具指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（尤其是中小型企业及集团分支机构）对固定资产从购置入账到最终报废处置的全生命周期管理。具体场景包括：新购设备、办公家具等资产的登记建档；在用资产的调拨、维修、折旧跟踪；达到使用年限、损坏或技术淘汰资产的报废申请与处置。通过标准化工具，可实现资产信息集中化、流程规范化，有效防止资产流失、账实不符，提升管理效率与财务数据准确性。

二、固定资产登记操作流程

第一步：资产信息收集与核对

资产管理部门（或行政部门）收到新增资产后，需同步收集以下资料原件或复印件：

采购合同/订单（注明资产名称、型号、规格、数量、单价、采购日期、供应商信息）；

验收单（由使用部门、资产管理部门共同签字确认，注明资产状态、验收日期）；

发票（或合规入账凭证，用于财务价值核算）。

核对资料信息是否一致，保证资产名称、型号、数量等关键要素无遗漏。

第二步：填写《固定资产登记表》

根据收集的信息，完整填写《固定资产登记表》（模板详见第三部分），核心字段包括：

基础信息：资产编号（企业内部唯一编码，规则示例：ZC-部门代码-年份-序号，如“ZC-CW-2023-001”）、资产名称、型号规格、类别（如电子设备、办公家具、机器设备等）、品牌、序列号（如有）；

价值信息：原值（含购置税费）、预计残值率、折旧年限（按企业会计政策或税法规定）、月折旧额；

管理信息：使用部门、保管人（需为具体责任人，如“”）、存放地点（具体到楼层/房间）、启用日期、资产状态（在用、备用、维修中）。

填写完毕后，使用部门负责人、资产管理部门负责人需签字确认。

第三步：财务复核与系统录入

财务部门对《固定资产登记表》中的价值信息（原值、折旧年限、残值率）进行复核，保证符合会计准则及企业财务制度。复核通过后，由资产管理部门将资产信息录入固定资产管理系统（或Excel台账），同步资产标签（包含资产编号、名称、启用日期等），并粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、办公家具侧面）。

第四步：资料归档与台账更新

资产管理部门将《固定资产登记表》及相关附件（采购合同、验收单、发票复印件）按资产编号分类归档，保存期限不少于资产报废后5年；同时更新《固定资产总台账》（可系统导出或手工登记），保证台账信息与实物、系统数据一致。

三、固定资产报废操作流程

第一步：报废申请发起

当资产出现以下情况时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》：

达到规定使用年限且无法继续使用（如电脑折旧年限3年，满年后故障无法维修）；

因技术落后、功能缺失导致资产闲置满1年且无转让价值；

因自然灾害、意外等导致资产严重损坏，无法修复；

维修费用超过资产账面净值50%，且维修后仍无法满足使用需求。

申请表中需详细说明资产现状、报废原因、预计处置方式（如回收、报废销毁），并附资产照片（能清晰显示资产损坏或老化情况）。

第二步：技术鉴定与价值评估

资产管理部门收到申请后，组织技术部门（或外聘专业机构）对资产进行技术鉴定，确认是否满足报废条件，并在《固定资产报废申请表》“技术鉴定意见”栏签字确认；财务部门同时评估资产账面净值（原值-累计折旧）及残值（参考市场同类废旧物资回收价格），填写“账面净值”“预估残值”等字段。

第三步：审批权限划分与流转

根据资产账面净值划分审批权限，严格执行分级审批：

账面净值≤5000元：使用部门负责人→资产管理部门负责人→财务部门负责人；

5000元＜账面净值≤50000元：在上述基础上增加分管副总审批；

账面净值＞50000元：需提交总经理办公会审批。

审批过程中，若对报废原因或处置方式有异议，由资产管理部门组织相关部门复核，确认无误后方可继续流转。

第四步：资产处置与执行

审批通过后，由资产管理部门负责处置：

回收处置：联系合规回收机构（需具备资质），签订回收协议，明确回收价格、交接方式及责任；回收时需双方签字确认《固定资产处置交接单》，注明资产编号、名称、数量、回收金额；

销毁处置：对于涉密或无法回收的资产（如涉密电脑、过期设备），需由使用部门、资产管理部门、安保部门共同监督销毁，并留存销毁过程照片及签字记录；

转让处置：若资产仍有使用价值，可优先进行内部转让（按评估价作价）或外部转让（需公开询价，保证价格公允），转让收入需及时入账。

第五步：台账注销与资料归档

处置完成后，资产管理部门在固定资产管理系统（或台账）中将该资产状态更新为“已报废”，同步注销资产标签；财务部门根据处置结果（回收金额、销毁证明、转让协议等）进行账务处理，核销固定资产卡片。将《固定资产报废申请表》《技术鉴定意见书》《处置交接单》等资料整理归档，保存期限不少于10年。

四、固定资产登记表模板

资产编号

资产名称

型号规格

类别

品牌

序列号

ZC-CW-2023