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文件名档案的保管方法

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企业档案保管的具体内容包括：(1)日常性的保管与保护工作。它

包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜

上架整理等。(2)预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防

火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。(3)抢救性的保管与保护

工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。(4)

条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装

具的挑选及设备的购置与维护等。

库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的

基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作

的顺利进行创造必要的条件。

一、档案库房的布局

库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。

库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房

间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；

业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放

在靠近办公室的房间里。

库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定

位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房

间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到

下依次编排。确定了库位号后，就应在此基础上制成库位索引。

二、档案架(柜)的排放和编号

库房中的档案架(柜)的排放，应符合下列几个要求：

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1.排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架(柜)子，则应适当

分类，尽可能做到整齐一致。

2.有窗库房的架(柜)子的排列，应与窗子垂直，以避免强烈光线直

射；无窗库房的架(柜)子的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风。

3.架(柜)子排列应最大限度地利用库房的地面与空间，并要便于档

案的搬运和取放，不宜太松或太紧。

三、档案的存放和全宗排列

企业档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库

房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺

序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排

比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排

一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体

系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。

当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次

序应根据档案架(柜)及其“栏”、“格”的编号次序进行。

企业档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放

案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案(如卷皮质软、

没有装订的案卷、画幅过大等)，通常采用平放的方法，这样使文件较

舒展，有利于保护档案。

平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高

度以不超过四十厘米为宜。

四、建立全宗卷

在企业档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形

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