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档案归档方案

一、前言

档案归档是很重要的一项工作，它与企业的经济效益、组织管

理以及对历史信息的维护等方面有着密不可分的关系。因此，制定

一个科学、合理的档案归档方案，对于保证档案的完整性和可靠性，

提高企业的管理效率和服务质量，具有非常重要的意义。

二、现状分析

（一）档案管理存在的问题

1.档案管理混乱。由于组织机构调整、人员变动等原因，档案

的存放地点、管理方式等存在混乱现象，导致档案的查找、归档难

度加大。

2.档案保管不规范。档案保管不规范，不仅容易损坏和丢失，

还会影响档案的完整性和可靠性，不利于企业向内外沟通。

3.档案存储不足。由于档案数量逐年增长，原有的档案存储空

间难以满足需要，导致档案的存储和保管变得困难。

（二）档案归档面临的问题

1.档案归档标准不统一。归档标准不统一，会导致不同归档人

员对同一文件的处理不一致，降低档案的可靠性和准确性。

2.档案归档流程复杂。档案归档流程较为复杂，需要多个部门

协同完成，如果不规范有序，容易出现错漏。

3.档案归档信息流不畅。由于归档信息流不畅，导致文件管理

不及时、不准确，难以确保档案的完整性和准确性。

三、档案归档方案制定

（一）档案归档标准制定

为了保证档案的可靠性和准确性，需要制定档案归档标准，确

保所有归档人员的归档标准一致。具体包括：

1.文件说明。对于每份文件都应该进行详细的说明，包括文件

编号、文件名称、文件类型、归档日期、归档人员等必要信息。

2.文件分类。将文件按照一定的分类方式进行分类，便于归档

和查找。

3.文件编号。对文件进行编号，可以进行一定的编号规则设计，

例如按照文件的发文机构、编号年度等进行编号。

4.文件保存期限。对于不同类型的文件，应该制定不同的文件

保存期限。

5.档案批准。所有归档文件都应该经过领导批准，确保档案的

归档标准和过程得到领导的认可。

（二）档案归档流程设计

为了保证档案归档的流程规范有序，并最大限度地减少错漏，

需要设计科学的流程。具体包括：

1.归档申请。归档申请由文件承办人提交，由文件管理员按照

文件的类型、编号等信息进行初步审核。

2.归档审核。由档案管理专家进行审核，判断该文件是否属于

归档范围，并对归档标准进行审核。

3.档案归档。对审核通过的文件进行归档，并在档案清单中列

出归档文件的信息，以便于后续的管理和查询。

4.档案维护。定期检查和维护档案，确保档案的可读性和完整

性，并及时进行档案保管措施的调整。

（三）档案存储方案设计

为了解决档案存储不足的问题，需要设计合理的档案存储空间，

并优化档案存储方式。具体包括：

1.制定硬件设备方案。根据现有的档案数量和未来的存储需求，

选择合适的硬件设备，并进行合理的布局和部署。

2.制定档案存储管理流程。对档案的存储、借阅、维护等工作

流程进行科学、规范化的设计，并落实到实际操作中。

3.制定安全保护机制。对档案存储空间进行安全保护，包括防

火、防盗等措施，确保档案的安全性。

四、档案归档方案实施

（一）档案归档标准的宣传和培训

制定档案归档标准后，需要进行广泛的宣传和培训，让各个部

门的员工都能够了解和掌握相关的归档标准和流程，并能够在实际

操作中熟练运用。

（二）档案归档流程的实施

档案归档流程的实施，需要保证流程的科学性、合理性和规范

性，并加强各个部门之间的协作与配合，确保档案归档工作的顺利

进行。

（三）档案存储方案的实施

档案存储方案的实施需要结合实际情况进行规划和落实，确保

档案存储空间的安全、合理和充足，并能够方便档案的存取和维护。

五、总结

档案归档方案的制定和实施，是保证档案管理规范化和科学化

的重要保障。在制定和实施过程中，需要保持科学性、可行性和规

范性，以达到企业管理和服务的最佳效益。