采购合同审核及风险控制标准工具.docVIP

采购合同审核及风险控制标准工具

一、工具适用范围

本工具适用于企业各类采购合同的审核与风险管控场景，具体包括但不限于：

常规采购合同签订前：如原材料采购、办公用品采购、服务外包等标准合同的全流程审核；

重大项目合同专项审查：如大型设备采购、工程承包、长期战略合作协议等高风险合同的深度风险排查；

合同条款变更风险复核：对已签订合同的补充协议、变更条款进行合规性与新增风险评估；

供应商履约能力评估：结合合同条款对供应商的资质、交付能力、售后服务等潜在风险进行预判。

二、合同审核及风险控制操作流程

1.资料前置准备与完整性核验

操作要点：

采购部门需向法务/风控部门提交以下资料：

（1）《采购申请单》（需注明采购需求、预算金额、紧急程度等）；

（2）供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明、授权委托书及代理人证件号码复印件）；

（3）招投标文件（如有，含中标通知书、投标文件澄清记录等）；

（4）合同草案（需为最新版本，标注修订痕迹）；

（5）历史合作记录（如为续签供应商，提供前次合同履约评价报告）；

（6）特殊商品/服务的合规证明（如食品需提供质检报告，特种设备需提供生产许可等）。

法务/风控部门核验资料完整性，缺失项需在2个工作日内反馈采购部门补充，资料齐全后启动审核流程。

2.合同主体资格合法性审核

操作要点：

供应商主体资格：

（1）核查营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购项目（如涉及特许经营，需对应许可证）；

（2）检查供应商是否为“三无企业”（无营业执照、无资质、无授权代理），避免与分公司、分支机构签约（除非总公司出具担保函）；

（3）授权委托书需明确授权范围、授权期限及代理人身份，避免“超权限签约”。

采购方主体资格：

（1）核对签约主体是否为公司全称（与营业执照一致），避免使用简称或内部部门名义签约；

（2）法定代表人签字需亲笔签名，加盖公章需为“合同专用章”（除非合同明确要求使用公章）。

3.核心条款合规性与风险性审查

操作要点：按“标的质量—价格条款—交付履约—违约责任—争议解决”逻辑逐项审查：

条款类型

审核重点

标的物描述

名称、规格、型号、数量、技术参数等需清晰明确，避免“同类产品”“优质品牌”等模糊表述；涉及定制化商品，需附技术协议作为附件。

质量标准与验收

明确质量验收标准（国标/行标/企标或双方约定标准），约定验收期限、流程及异议处理方式（如“到货后15日内验收，异议需书面提出”）。

价格与支付

单价、总价、计价货币（如涉及外币）、税费承担（是否含税）需明确；支付方式（预付款/进度款/尾款比例）需与履约节点挂钩，避免“全额预付”高风险条款；约定收款账户（需与供应商开户名称一致，禁止个人账户收款）。

交付与物流

交付时间（具体日期或“接到通知后X日内”）、地点（指定仓库或项目现场）、运输方式及费用承担方需明确；毁损灭失风险转移节点（如“交付后风险转移至采购方”）。

违约责任

双方违约责任需对等，避免“采购方承担高额违约金，供应商责任轻描淡写”；明确违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%”）、违约上限（如不超过合同总额10%）；约定“根本违约”的定义及合同解除条件。

知识产权与保密

涉及技术专利、商标的，需明确知识产权归属及侵权责任；保密条款需明保证密范围、期限（如“合同终止后3年内”）及违约责任。

争议解决

优先约定“采购方所在地法院诉讼”或“采购方所在地仲裁委员会仲裁”，避免约定供应商所在地争议解决机构。

4.风险识别与分级管控

操作要点：

风险识别：结合条款审查结果，识别以下风险类型并记录：

（1）主体风险：供应商无资质、超范围经营、履约能力不足（如资产负债率过高）；

（2）条款风险：模糊表述、权利义务不对等、违约责任缺失、争议解决不利；

（3）履约风险：交付周期过短、质量验收标准不明确、支付条件苛刻；

（4）合规风险：违反《招标投标法》《产品质量法》等法律法规（如应招标未招标）。

风险分级：按“高—中—低”分级管理：

高风险：可能导致重大经济损失或法律纠纷（如主体无资质、违约责任不对等），需暂停签约并要求整改；

中风险：可能影响合同部分履约（如交付时间模糊），需补充条款或调整约定；

低风险：轻微表述瑕疵（如标点符号错误），可由采购部门自行修订后反馈。

5.风险控制措施落地与意见反馈

操作要点：

针对高风险项，法务/风控部门需在3个工作日内出具《风险整改通知书》，明确整改要求及时限（如“5个工作日内补充供应商生产许可证”）；

针对中低风险项，在《合同审核意见表》（见模板1）中标注修改建议，反馈采购部门与供应商协商修订；

修订后的合同需重新审核，直至所有高风险项消除、中低风险项可控，形成《审核意见汇总表》（见模板3）。

6.合同签署与归档管理

操作要点