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记账实操-购买卫生巾报销会计分录

购买卫生巾报销会计分录SOP

（依据《企业会计准则》，区分使用用途与核算场景）

一、核心前提说明

费用性质界定：购买卫生巾的报销费用需按“使用用途”归类，核心分为“员工个人福利支出”（如女性员工生理期福利）、“医疗护理支出”（如企业医务室为员工提供）、“其他特殊场景支出”（如救灾捐赠、公益活动），不同场景对应不同会计科目。

税务处理规则：

企业所得税：作为员工福利的卫生巾支出，需计入“职工福利费”，按不超过工资薪金总额14%的部分税前扣除，超限额部分需纳税调增；用于医疗护理或公益捐赠的，按对应规则扣除（如公益捐赠需通过合规机构，按年度利润总额12%限额扣除）。

增值税：若取得增值税专用发票，用于职工福利的进项税额不得抵扣，需做进项税额转出；用于医疗护理（企业医务室属于集体福利）或公益捐赠的，进项税额同样不得抵扣。

凭证要求：报销时需提供合规发票（发票项目注明“卫生巾”或“卫生用品”）、费用报销单（注明使用用途、领用人员）、采购清单（若批量采购），确保支出真实可追溯。

二、不同场景的会计分录实例

场景1：为女性员工发放生理期福利，员工报销个人垫付的卫生巾费用

业务细节

会计分录

备注

某企业女性员工个人垫付购买卫生巾费用300元（含税，税率13%，取得增值税普通发票），凭发票报销，企业按福利支出核算

借：应付职工薪酬—职工福利费300贷：银行存款/库存现金300月末结转福利费：借：管理费用—职工福利费300（行政部门员工）（或：销售费用—职工福利费300（销售部门员工））贷：应付职工薪酬—职工福利费300

1.附《费用报销单》（员工签字、部门负责人审批）、增值税普通发票、员工领用确认记录；2.若取得增值税专用发票，因用于职工福利，进项税额需转出（如发票含税300元，不含税265.49元，进项税额34.51元）：借：应付职工薪酬—职工福利费300贷：银行存款300贷：应交税费—应交增值税（进项税额转出）34.51（红字冲减原进项或直接不计入进项）

场景2：企业批量采购卫生巾，作为福利发放给女性员工，行政部门报销采购费用

业务细节

会计分录

备注

行政部门批量采购卫生巾100包，含税金额2260元（税率13%，取得增值税专用发票），银行转账支付后报销，当月全部发放给女性员工

1.采购报销时：借：应付职工薪酬—职工福利费2000（2260÷1.13）借：应交税费—应交增值税（进项税额）260贷：银行存款22602.进项税额转出（用于职工福利）：借：应付职工薪酬—职工福利费260贷：应交税费—应交增值税（进项税额转出）2603.月末结转福利费：借：管理费用—职工福利费2260贷：应付职工薪酬—职工福利费2260

1.附《批量采购合同》（若有）、增值税专用发票、采购入库单、员工领用明细表（注明领用员工姓名、部门）；2.批量采购需先通过“应付职工薪酬—职工福利费”归集，再结转至对应费用科目，确保福利费核算完整；3.若采购后当月未全部发放，需先计入“库存商品—福利用品”，发放时再转入“应付职工薪酬”：采购时：借：库存商品2000借：应交税费—进项税额260贷：银行存款2260发放时：借：应付职工薪酬2260贷：库存商品2000贷：应交税费—进项税额转出260

场景3：企业医务室为员工提供医疗护理，报销采购卫生巾费用

业务细节

会计分录

备注

企业医务室采购卫生巾用于员工医疗护理（如产后恢复、术后护理），报销采购费用113元（含税，税率13%，取得增值税普通发票）

借：应付职工薪酬—职工福利费113贷：银行存款113月末结转：借：管理费用—职工福利费113贷：应付职工薪酬—职工福利费113

1.附《医务室采购申请单》、增值税普通发票、医务室领用登记册（注明使用员工及护理用途）；2.企业医务室属于“集体福利设施”，其采购的医疗护理用品均计入职工福利费，进项税额不得抵扣，优先取得普通发票避免进项转出操作；3.若金额较大且按月采购，可设置“应付职工薪酬—福利费—医务室支出”明细科目单独核算

场景4：企业购买卫生巾用于公益捐赠（如向灾区女性捐赠），报销采购费用

业务细节

会计分录

备注

企业通过当地红十字会向灾区捐赠卫生巾，采购费用5650元（含税，税率13%，取得增值税专用发票），银行转账支付后报销

1.采购报销时：借：库存商品—捐赠物资5000（5650÷1.13）借：应交税费—应交增值税（进项税额）650贷：