跨部门协作流程文档审批执行全流程版.docVIP

跨部门协作流程文档审批执行全流程工具模板

一、适用情境与价值

本工具适用于企业内部需多部门协同推进的各类场景，包括但不限于：新产品研发立项、跨部门市场活动策划、内部制度推行、资源调配申请、项目阶段性成果验收等。通过标准化协作流程，明确各部门职责边界，减少沟通成本，保证目标高效达成，同时为后续复盘优化提供依据。

二、全流程操作步骤详解

阶段一：协作需求发起与材料提报

发起主体：项目/事项牵头部门负责人或指定经办人（**）。

核心动作：

明确协作目标、范围及预期成果，梳理需配合的部门清单（如研发部、市场部、运营部等）；

准备《跨部门协作申请表》（详见模板一），附初步方案、可行性分析、时间节点计划等支撑材料；

通过OA系统或指定流程通道提交申请，同步抄送各协作部门负责人。

输出成果：《跨部门协作申请表》及相关附件（盖章版扫描件+电子版）。

阶段二：多部门协同评审与审批

初审环节（发起部门负责人）：

审核申请材料的完整性、目标合理性及初步方案的可行性；

确认协作部门清单是否全面，无遗漏后提交至下一环节。

复审环节（各协作部门负责人）：

各协作部门收到材料后2个工作日内反馈意见，重点评估：本部门资源是否匹配、时间节点是否可行、潜在风险及建议；

若存在异议，需与发起部门沟通协调，达成初步共识后填写《审批意见表》（详见模板二）；

无异议则签字确认，若有争议则提请分管领导（**）裁定。

终审环节（分管领导）：

综合各部门意见，对协作事项的战略价值、资源投入、风险等级进行最终审批；

审批通过后，正式立项并明确牵头部门；审批不通过则退回发起部门重新调整。

输出成果：终版审批通过的《跨部门协作申请表》《审批意见表》（含各部门签字确认）。

阶段三：任务分解与责任落地

牵头部门动作：

根据审批结果，组织召开跨部门启动会（3日内完成），明确总体目标、阶段里程碑、各部门具体职责；

制定《任务分解表》，细化到“任务名称-责任部门-责任人-计划起止时间-交付物-验收标准”，同步至各协作部门。

协作部门动作：

接收《任务分解表》后1个工作日内确认本部门任务及资源安排，若有异议及时反馈；

指定本部门接口人（如**），负责日常进度对接与问题反馈。

输出成果：《跨部门任务分解表》（含各部门盖章确认）、启动会会议纪要。

阶段四：过程跟踪与动态调整

日常跟踪：

牵头部门每周更新《执行进度跟踪表》（详见模板三），同步各任务实际进展、已完成交付物、滞后风险及应对措施；

各协作部门每周五下班前反馈本部门任务完成情况至牵头部门接口人。

风险处理：

若出现进度滞后、资源不足等问题，牵头部门需第一时间组织相关部门召开协调会（24小时内响应），制定解决方案并更新《任务分解表》；

重大风险（如影响整体项目交付）需及时上报分管领导，协调高层资源支持。

输出成果：《执行进度跟踪表》（周更新版）、协调会会议纪要。

阶段五：成果验收与复盘归档

成果验收：

牵头部门根据《任务分解表》中的“验收标准”，组织各协作部门进行成果验收，填写《反馈总结表》（详见模板四）；

验收通过后，各部门负责人签字确认；验收不通过则明确整改项及期限，重新验收。

复盘总结：

牵头部门组织召开复盘会，总结协作过程中的亮点（如高效沟通机制）、问题（如职责模糊、流程卡点）及改进建议；

形成《跨部门协作复盘报告》，报分管领导审阅后存档。

输出成果：《反馈总结表》《跨部门协作复盘报告》、最终版交付物（盖章归档）。

三、关键环节配套模板

模板一：跨部门协作申请表

项目名称

编号

发起部门

经办人

联系方式

申请日期

协作目标（可附页）

需协作部门

时间节点（计划启动/完成）

所需资源（人力/物力/预算）

附件清单（初步方案等）

发起部门负责人签字

日期

模板二：审批意见表

审批环节

初审（发起部门负责人）

复审（协作部门1负责人）

复审（协作部门2负责人）

终审（分管领导）

审批意见

签字

日期

模板三：执行进度跟踪表

任务名称

责任部门

责任人

计划完成时间

实际完成时间

进展说明（正常/滞后/风险）

交付物

验收状态

更新日期

示例：需求调研

市场部

赵六

2023-10-15

2023-10-15

完成

调研报告

已验收

2023-10-16

模板四：反馈总结表

项目名称

牵头部门

协作部门

计划完成时间

实际完成时间

成果展示（可附页）

各部门反馈意见

责任部门1：

责任部门2：

牵头部门：

协作问题总结

改进建议

总结人签字

日期

四、执行保障与风险规避

沟通机制保障：

建立“牵头部门接口人+协作部门接口人”双轨沟通机制，重要事项需同步书面确认，避免口头信息偏差；

月度跨部门例会（固定时间）同步整体进展，突发事项随时召开专项协调会。

时效与责任明确：

各环节需明确时限要求（如审批环节≤3个工作日，进度反馈≤24小时），超时未