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城市建设档案标准化管理规范

前言

城市建设档案（以下简称“城建档案”）是城市规划、建设和管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。它是城市发展的宝贵财富，是城市科学管理、可持续发展的重要依据。随着我国城镇化进程的不断深入和城市建设事业的蓬勃发展，城建档案的数量与日俱增，其复杂性和专业性也日益凸显。为确保城建档案的真实、完整、规范、安全和有效利用，推动城建档案管理工作的科学化、制度化、标准化，特制定本规范。本规范旨在为各级城建档案管理机构及相关单位提供统一的工作指引，提升城建档案管理整体水平。

一、总则

1.1目的与依据

为加强城市建设档案的规范化管理，保障城建档案的系统性、安全性和可利用性，充分发挥其在城市规划、建设、管理及历史研究中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》及国家相关法律法规和行业标准，结合城市建设档案管理工作实际，制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于城市规划区内新建、扩建、改建的建设工程项目（包括各类房屋建筑工程、市政基础设施工程、公用事业工程、交通工程、园林工程、环境卫生工程等）所形成的城建档案的收集、整理、鉴定、验收、保管、利用和数字化等管理工作。各级人民政府建设行政主管部门、城建档案馆（室）以及从事城市建设活动的建设、勘察、设计、施工、监理等单位，均应遵守本规范。

1.3基本原则

城建档案标准化管理应遵循以下原则：

*真实性原则：确保档案材料的形成过程真实可靠，内容真实反映工程建设实际情况。

*完整性原则：保证档案材料齐全、系统，能够全面反映建设项目的各个环节和方面。

*规范性原则：档案的收集、整理、编目、保管、利用等各项工作均应符合统一的标准和规范。

*安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。

*可利用性原则：通过科学管理，优化检索手段，提高档案的查准率和查全率，方便社会利用。

二、管理机构与职责

2.1管理机构设置

各级建设行政主管部门应明确城建档案管理的分管领导和负责机构，健全城建档案管理网络。城市建设档案馆（室）是城建档案管理的专门机构，负责本行政区域内城建档案的接收、征集、保管、利用和业务指导工作。各建设、勘察、设计、施工、监理单位应设立相应的档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位形成的城建档案的收集、整理、保管和向城建档案馆（室）移交工作。

2.2主要职责

2.2.1建设行政主管部门职责

贯彻执行国家和地方有关城建档案管理的法律法规和方针政策；制定本行政区域内城建档案事业发展规划和管理制度；对本行政区域内城建档案管理工作进行监督、检查和指导；组织城建档案管理业务培训和学术交流。

2.2.2城建档案馆（室）职责

接收和保管本行政区域内具有永久和长期保存价值的城建档案；对接收的档案进行科学整理、编目、鉴定、统计和安全保管；开展档案利用服务，为城市规划、建设、管理和社会各界提供档案信息；负责城建档案的数字化、信息化建设和管理；对建设单位及相关单位的城建档案工作进行业务指导。

2.2.3建设单位及相关单位职责

建立健全本单位城建档案管理制度，配备必要的档案管理人员和设施设备；负责从工程项目立项开始到竣工验收全过程档案的形成、收集、整理和保管工作，确保档案的真实、完整、规范；按照规定的时限和要求，向城建档案馆（室）移交合格的城建档案；配合城建档案馆（室）开展档案业务指导和检查工作。

三、档案的形成与收集

3.1档案形成要求

城建档案的形成应与工程建设同步进行。各单位在工程建设的各个阶段，应严格按照国家和行业有关技术标准、规范和规程的要求，形成真实、准确、完整、系统的文件材料。文件材料的填写应字迹工整、图样清晰、签章手续完备。

3.2档案收集范围

城建档案的收集范围应包括工程建设项目从立项、可行性研究、勘察设计、施工招投标、施工、监理、竣工验收及竣工后保修等各个环节形成的具有保存价值的文件材料。主要包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件以及其他具有参考价值的文件材料。具体范围可依据国家和地方相关规定执行。

3.3收集要求

各单位档案管理人员应主动跟踪工程进度，及时收集各环节形成的文件材料，防止文件材料的散失。对专业性强、成套性高的文件材料，应按专业或阶段进行收集。对于重要的会议纪要、洽商记录、变更文件等，应确保其及时性和准确性。电子文件的收集应与其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、有效性和可迁移性。

四、档案的整理与编目

4.1整理原则

城建档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应做到分类科学、组卷合理、排列有序、装订整齐、书写