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城建档案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，结合行业档案管理规范及集团母公司关于档案管理的统一要求，同时基于公司内部档案管理需求，旨在规范城建档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全过程管理，有效防控档案管理风险，提升档案服务价值，保障公司资产安全与业务连续性。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及城建项目档案管理活动的，均须严格遵守本制度规定。城建档案管理范围包括但不限于工程项目档案、设计文件档案、施工过程档案、竣工验收档案、运维管理档案等。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）城建档案专项管理：指公司为规范城建档案管理行为，建立系统性管理机制，通过制度约束、流程控制、技术保障等手段，实现档案全生命周期管理的活动。

（二）城建档案管理风险：指在城建档案管理过程中，因制度缺失、操作不当、技术缺陷或外部因素导致档案遗失、损毁、泄露、利用障碍等潜在危害。

（三）城建档案合规：指城建档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案的真实性、完整性、系统性、安全性。

第四条城建档案专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：确保城建档案管理覆盖所有相关业务场景，不留管理盲区。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体的职责权限，确保责任可追溯。

（三）风险导向原则：聚焦档案管理高风险环节，实施差异化管控。

（四）持续改进原则：定期评估档案管理效果，动态优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司城建档案管理工作负总责，统筹决策、资源配置及重大风险处置；分管领导为公司城建档案管理工作的直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及制度落实。

第六条设立城建档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹协调城建档案管理工作，研究决策重大管理事项；

（二）审批城建档案管理制度的修订及重大风险应对方案；

（三）监督评价城建档案管理工作的有效性，定期通报管理情况。

第七条明确城建档案专项管理职责分工如下：

（一）牵头部门（档案管理部）：

1.统筹制定城建档案管理制度及操作规程；

2.组织开展城建档案风险评估与控制；

3.监督检查城建档案管理执行情况，实施考核；

4.负责城建档案信息化建设与维护；

5.组织开展城建档案管理培训与宣贯。

（二）专责部门（工程管理部、法务合规部）：

1.工程管理部：审核城建档案业务流程的合规性，参与施工及运维阶段的档案质量把控；

2.法务合规部：参与城建档案合规性审查，处置档案管理领域的法律风险。

（三）业务部门/下属单位：

1.负责本领域城建档案的日常收集、整理、归档；

2.执行档案管理流程，落实风险防控措施；

3.配合档案管理部门开展档案检查与评估。

（四）基层执行岗：遵守档案操作规范，履行岗位合规承诺，及时上报档案管理异常情况。

第八条基层执行岗的合规操作责任包括：

（一）严格按照档案管理制度执行档案收集、整理、移交等操作；

（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的法律责任；

（三）发现档案管理风险或异常情况，及时向直接上级或档案管理部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条城建档案收集管理：

（一）业务操作合规标准：

1.档案收集范围应覆盖项目建设全周期，包括但不限于设计文件、施工图纸、验收报告、运维记录等；

2.档案收集时间应与业务节点同步，确保档案时效性；

3.采集的电子档案需进行格式转换与完整性校验。

（二）禁止性行为：严禁以任何理由拒绝或拖延档案移交，严禁伪造、篡改档案内容。

（三）重点防控：防范因收集不及时导致的档案遗失、因收集范围不全引发的合规风险。

第十条城建档案整理与分类：

（一）业务操作合规标准：

1.档案分类应遵循“项目—阶段—事项”逻辑，确保分类体系统一；

2.档案编号应采用“项目代号—类别—顺序号”格式，实现唯一标识；

3.档案整理需由两名以上人员复核，确保准确性。

（二）禁止性行为：严禁随意拆分、损毁档案原件，严禁将档案与业务资料混放。

（三）重点防控：防止因分类混乱导致的档案检索困难、因编号错误引发的档案错用风险。

第十一条城建档案保管与安全：

（一）业务操作合规标准：

1.档案保管环境应满足温度、湿度、防光、防火等要求，重要档案需独立存储；

2.电子档案需定