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图书馆文献资料制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公司法》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于企业内部风险防控与合规管理的指导意见，结合公司实际需求，旨在规范图书馆文献资料的管理，防控文献遗失、损毁、泄密等专项风险，确保文献资源的完整性、安全性与高效利用。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖文献资料的采购、入库、借阅、归还、数字化、保密及报废等全生命周期管理，适用于公司内部培训、科研、决策支持等所有涉及文献资料使用的场景。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）“文献资料专项管理”指公司针对图书馆文献资料实施的系统性管理活动，包括制度建设、风险识别、过程控制、监督考核与持续改进。

（二）“文献资料风险”指因管理不善、操作违规或外部因素导致文献资料遗失、损毁、泄密、篡改或不当使用等可能对公司造成损失或声誉影响的事件。

（三）“文献资料合规”指文献资料管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保管理行为的合法性与合理性。

第四条文献资料专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保所有文献资料纳入管理范围，无遗漏；

（二）责任到人原则：明确各层级管理主体的职责，实现责任闭环；

（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，优先配置资源，强化防控措施；

（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司文献资料专项管理负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度的组织实施与日常监督。

第六条设立文献资料专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组职责包括：统筹协调文献资料专项管理工作，审批重大风险处置方案，定期听取工作汇报并作出决策，对管理有效性进行最终评价。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门（如办公室或档案管理部门）：负责专项管理制度建设与修订，组织开展风险识别与评估，监督考核各环节执行情况，统筹培训宣贯工作，定期编制管理报告。

（二）专责部门（如合规部或内审部）：负责文献资料合规性审核，优化管理流程，指导业务部门落实防控措施，处置重大风险事件，提出制度改进建议。

（三）业务部门/下属单位：落实文献资料专项管理要求，开展日常风险防控，确保本领域文献资料安全，配合开展检查与调查工作。

第八条明确基层执行岗责任：文献资料管理岗、借阅岗等基层员工应履行以下义务：

（一）遵守操作规程，规范执行文献资料的采购、入库、借阅、归还等流程；

（二）签署岗位合规承诺书，承诺不从事任何违规操作；

（三）发现文献资料异常情况或潜在风险，及时上报专责部门或牵头部门。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条文献资料采购管理：

（一）合规标准：建立合格供应商名录，开展尽职调查，签订采购合同明确权责，严格执行比价或招标程序，确保采购成本合理、来源可靠。

（二）禁止行为：严禁向未列入名录的供应商采购，严禁指定供应商或进行利益输送，严禁采购假冒伪劣文献资料。

（三）重点防控：防范供应商资质造假、价格虚高、交付延迟等风险，确保采购过程透明、合规。

第十条文献资料入库管理：

（一）合规标准：建立文献资料档案，录入系统并编号，采用标准化装具存储，定期检查库存，确保账实相符。

（二）禁止行为：严禁将非馆藏文献混入库存，严禁擅自修改档案信息，严禁在存储过程中造成文献损毁。

（三）重点防控：防范火灾、水浸、虫蛀、鼠咬等物理损毁风险，以及系统录入错误导致的信息失真风险。

第十一条文献资料借阅管理：

（一）合规标准：建立借阅登记制度，明确借阅期限、数量限制，对涉密文献实施特殊审批流程，定期催还逾期文献。

（二）禁止行为：严禁超权限借阅涉密文献，严禁涂改借阅记录，严禁将文献转借他人。

（三）重点防控：防范文献遗失、不当使用或泄密风险，特别是涉密文献的违规借阅。

第十二条文献资料数字化管理：

（一）合规标准：采用合法授权的数字化工具，确保数字化过程不侵犯第三方权益，建立数据备份机制，规范存储与传输。

（二）禁止行为：严禁未经授权复制受版权保护的文献，严禁数字化成果用于商业用途。

（三）重点防控：防范数据泄露、篡改或丢失风险，确保数字化成果的合法性与安全性。

第十三条文献资料保密管理：

（一）合规标准：明确涉密文献范围与密级，实施分级管控，对接触涉密文献的人员进行保密培训，定期开展保密检查。

（二）禁止行为：严禁非授权人员接触涉密文献