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电文文件、电子档案管理制度

第一章总则

1.1为统一规范电文文件与电子档案的全生命周期管理，确保其真实性、完整性、可用性与安全性，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件管理暂行办法》以及行业相关标准，结合本单位信息化实际，制定本制度。

1.2本制度所称“电文文件”是指业务活动中通过计算机、移动终端、物联网设备、云平台等生成、交换、处理的，以数字形态存在的文件、数据、图像、音视频、邮件、即时通讯记录、区块链凭证等；“电子档案”是指经鉴定具有保存价值并归档保存的电文文件集合。

1.3本制度适用于本单位所有内设机构、分支机构、临时项目组及外包服务团队，覆盖电文文件从形成、流转、归档、保管、利用到销毁的全过程。

1.4电文文件与电子档案管理实行“统一领导、分级负责、全程管控、技术保障”原则，任何部门与个人不得擅自删除、篡改、隐匿、外泄或非法出境。

第二章组织与职责

2.1档案工作领导小组由单位主要负责人任组长，分管信息化、保密、法务、业务的负责人为副组长，统筹决策重大事项；下设档案管理办公室（以下简称“档案办”），挂靠综合管理部，承担日常管理职能。

2.2档案办职责：

（1）制定并动态修订配套细则、操作指引、应急预案；

（2）建设、运维电子档案管理系统（ERMS）与长期保存库；

（3）组织年度归档检查、真实性鉴定、保存价值评估；

（4）开展培训、宣传、考核与