合同管理审查与执行跟进表.docVIP

合同管理审查与执行跟踪表工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业法务部门、业务部门、采购部门、行政管理部门等涉及合同全生命周期管理的场景，具体包括但不限于：

业务部门在合同签订前需对合作方资质、合同条款进行内部审查；

法务部门对合同的法律合规性、风险点进行专业评估；

项目负责人对合同履行进度、关键节点（如付款、交付、验收）进行实时跟踪；

管理层需汇总合同履行情况，监督各部门履约责任落实；

归档部门需对合同正本、审批记录、履约凭证等资料进行统一管理。

二、详细操作流程

（一）合同签订前：审查环节

目标：保证合同内容合法合规、条款清晰明确，从源头规避履约风险。

步骤1：合同资料收集

业务负责人*收集合同基础资料，包括但不限于：

合作方主体资格材料（营业执照、资质证书、授权委托书等）；

合同草案（需明确双方权利义务、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心条款）；

与合同相关的背景资料（如招投标文件、谈判纪要、技术规格书等）。

步骤2：初步审查（业务部门/需求部门）

业务负责人*对合同草案进行初步自查，重点核对：

合同主体与实际合作方是否一致，合作方资质是否在有效期内；

合同内容是否满足业务需求（如标的物规格、服务标准、交付时间等）；

价款、付款方式与预算、合同约定是否一致，是否存在超预算风险；

违约责任是否明确，是否与公司风险承受能力匹配。

自查完成后，在《合同管理审查与执行跟踪表》“初步审查意见”栏填写结果，标注需重点关注的问题（如“付款周期过长”“违约责任不明确”）。

步骤3：专业审查（法务部门/风控部门）

业务部门将合同及相关资料提交法务部门*，法务人员重点审查：

合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；

合规性：是否涉及行业监管要求（如数据安全、反垄断等），是否履行必要内部审批程序；

条款严谨性：定义、解释、争议解决方式是否清晰，是否存在歧义条款（如“其他约定”等模糊表述）；

风险点：识别潜在法律风险（如管辖约定不利、知识产权归属不明、不可抗力范围过窄等）。

法务部门在“专业审查意见”栏填写具体修改建议，并出具审查结论（“通过”“不通过”“需修改后重新审查”）。

步骤4：意见反馈与修改

业务部门*根据法务审查意见，与合作方协商修改合同条款，修改后需再次提交法务部门确认（若审查结论为“需修改后重新审查”）；

若对审查意见存在争议，由业务部门、法务部门、分管领导*共同协商解决，保证最终条款无重大风险。

步骤5：最终审批

修改定稿的合同，由业务负责人、法务负责人、分管领导*依次在“最终审批”栏签字确认，完成签订前审查流程。

（二）合同签订后：执行跟踪环节

目标：实时监控合同履行进度，及时发觉并解决履约异常，保证合同目的实现。

步骤1：关键节点拆解

项目负责人*根据合同条款，拆解需跟踪的关键节点（如“预付款支付”“货物交付”“验收合格”“质保金退还”等），明确每个节点的“计划完成时间”“责任部门”“责任人”，填写至“执行跟踪关键节点”表。

步骤2：动态跟踪与记录

责任部门/责任人*按计划推进节点工作，完成后在《跟踪表》“实际完成时间”栏记录结果，并同步履约凭证（如验收报告、付款凭证、沟通函件等）；

若节点延迟或出现异常（如货物质量不达标、付款逾期），需在“执行情况说明”栏详细描述原因（如“供应商生产延迟”“买方资金未到位”），并制定整改措施（如“督促供应商加急生产”“协商分期付款”），明确整改责任人及完成时限。

步骤3：定期汇报

项目负责人*每周/每月汇总合同履行情况，填写“执行跟踪报告”，内容包括：

本期已完成节点及未完成节点清单；

履约异常情况及处理进展；

下阶段工作计划及风险预警；

将报告提交分管领导及法务部门，重大异常（如可能导致合同解除的重大违约）需即时汇报。

（三）合同履行中：变更与解除管理

目标：规范合同变更、解除流程，保证程序合法，避免因变更引发新风险。

步骤1：变更/解除申请

因客观原因需变更或解除合同（如政策调整、不可抗力、双方协商一致），由业务部门*提交《合同变更/解除申请表》，说明变更/解除原因、具体内容（如价款调整、履行期限延长、解除条件等）及对双方的影响。

步骤2：内部审批

申请表需经业务负责人、法务负责人、分管领导*审批，重点审核：

变更/解除是否符合合同约定及法律规定；

是否存在替代方案（如变更而非解除）；

变更/解除后的条款是否明确，是否可能引发新纠纷。

步骤3：协商与协议签订

审批通过后，由业务部门*与合作方协商变更/解除事宜，达成一致后签订书面补充协议或解除协议，明确变更后的权利义务、违约责任等，原合同相关条款以补充协议为准。

补充协议需履行与原合同相同的审查审批流程，并作为《跟踪表》附件归档。

（四）合同履行完毕：归档管理

目标：保证合同资料完整、可追