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资产评估机构业务档案管理制度

一、总则

为规范资产评估机构（以下简称“机构”）业务档案管理，保障

档案的真实、完整、安全及有效利用，维护客户合法权益，防范执

业风险，根据《中华人民共和国资产评估法》《会计档案管理办法》

《资产评估执业准则——资产评估档案》等法律法规及行业规范，

结合机构实际运营情况，制定本制度。

本制度适用于机构内所有资产评估项目（包括法定评估与非法

定评估）、内部管理活动形成的档案管理，全体员工均需严格遵守。

二、档案分类与归档范围

业务档案是机构开展评估活动及内部管理的原始记录，需按

“分类清晰、覆盖全面”原则划分类型，确保无遗漏、不交叉。

（一）业务类档案

业务类档案是评估项目从承接至结案全过程形成的核心材料，

是证明评估程序合规、结果合理的关键依据，具体包括：

1.项目前期材料：业务约定书（含补充协议）、客户评估需求

说明、客户提供的资产权属证明（如房产证、土地证、股权证）、

财务会计资料（如资产负债表、利润表、台账）、评估资料清单及

客户确认函；

2.评估过程材料：现场勘查记录（含照片、视频、访谈纪要）、

评估方法选用说明（如市场法的可比案例选取依据、收益法的参数

预测底稿）、资产清查汇总表、内部审核记录（如项目组自查意见、

质控部门复核意见、技术负责人审批意见）；

3.报告及反馈材料：正式评估报告（含正文、附件、评估说

明）、客户反馈意见函、报告修改记录（如因客户异议或监管要求

调整的内容及依据）、报告提交回执（客户签收记录）。

（二）管理类档案

管理类档案是机构运营管理过程中形成的档案，主要包括：

1.机构设立、变更、注销等资质类材料（如营业执照、资产评

估资格证书、备案文件）；

2.员工管理材料（如执业人员注册证书、培训记录、绩效考核

资料）；

3.内部制度文件（如质量控制制度、风险管理制度、薪酬制

度）；

4.监管与沟通材料（如监管部门检查通知及反馈、行业协会自

律检查资料、客户投诉处理记录）。

（三）其他类档案

其他类档案指无法归入上述两类，但对机构运营有参考价值的

材料，如行业研究报告、外部专家咨询意见、同业交流材料等。

三、归档要求

（一）归档责任

1.项目负责人是业务类档案归档的第一责任人，需在项目结案

后（即报告提交客户并确认无后续修改），组织项目组完成档案材

料的收集、整理与装订；

2.管理类档案由各职能部门负责人指定专人负责，定期（每月

/季度）整理本部门形成的材料；

3.档案管理员负责对所有归档材料进行验收，重点检查材料的

完整性（如是否缺业务约定书、内部审核记录）、真实性（如是否

为原件、签字盖章是否齐全）、规范性（如装订顺序是否符合要

求），验收不合格的需退回原部门重新整理。

（二）归档时间

1.业务类档案需在项目结案后15个工作日内完成归档；

2.管理类档案需在材料形成后30个工作日内完成归档；

3.其他类档案根据材料性质，由档案管理员与形成部门协商确

定归档时间。

（三）归档质量

1.优先保存原件，如需用复印件归档，需在复印件上注明“与

原件一致”并由项目负责人签字确认；

2.装订要求：使用A4纸规格，以“左对齐、上对齐”方式装订，

首页附《档案目录表》（注明材料名称、页码、形成日期），封面

需标注档案编号（如“业务类-____”，即业务类、2024年第1个项

目）、项目名称、形成部门、归档日期；

3.电子档案需与纸质档案同步归档，电子材料需存储为PDF

格式（不可编辑），并标注与纸质档案对应的编号。

四、档案管理与保管

（一）保管流程

1.接收：档案管理员验收合格后，在《档案接收登记表》上登

记档案编号、名称、数量、归档部门及经办人；

2.编号：采用“分类-年份-顺序号”的编码规则（如“管理类-

____”），确保每卷档案编号唯一；

3.入库：纸质档案存入专用档案室（需配备防火、防潮、防盗

设施），电子档案存入机构内部服务器（设置访问权限），并定期

备份至云端。

（二）保管期限

1.永久保管：涉及国家重大项目（如国有资产整体转让）