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《电子档案长期保存与异地备份管理指引》

编制说明

1.任务来源

《电子档案长期保存与异地备份管理指引》的任务来源是由中国智慧工程研

究会批准立项，由郴州市第一人民医院、淄博市卫生健康事业发展中心、惠州市

博罗县华侨中学、山东省淄博市粮食和物资储备保障中心、北京汉龙致远科技有

限公司、天津城市建设管理职业技术学院、无锡市建设工程管理服务中心（无锡

市城市建设档案馆）、肇庆市水产技术推广中心、黑龙江省科学院、黑龙江省哈

尔滨市方正县殡仪馆等单位起草编制。

2.目的意义

本文件的制定旨在适应数字化背景下电子档案数量快速增长、类型日益多样

以及利用频率不断提高的发展趋势，针对电子档案在长期保存过程中面临的载体

老化、格式失效、系统更迭、数据损毁以及单点故障风险突出等问题，建立系统、

规范、可持续的电子档案长期保存与异地备份管理指引。电子档案作为组织运行、

业务管理和历史记忆的重要信息资产，其真实性、完整性、可用性和安全性直接

关系到管理决策、权益维护与社会责任履行。本文件通过明确电子档案长期保存

技术路径、管理要求和异地备份策略，引导档案管理单位由以存储为核心向以风

险防控和持续可用为核心转变，为各类组织开展电子档案安全保存和可靠利用提

供统一、可操作的技术与管理依据。

3.编制思路和原则

3.1.编制思路

本文件在编制思路上坚持以电子档案全生命周期管理为主线，围绕电子档案

形成、归档、保存、迁移、备份与恢复等关键环节，构建“制度保障与技术支撑

并重”的管理框架。内容组织强调从源头控制入手，明确归档数据质量、元数据

完整性和格式规范性要求，在此基础上对长期保存环境建设、存储介质管理、格

式管理与迁移策略、完整性校验与版本控制、访问利用与权限管理等内容进行系

统梳理。同时，将异地备份作为电子档案安全保障体系的重要组成部分，重点规

范备份架构设计、备份频率与方式、数据同步与一致性校验、恢复演练与应急处

置流程，使长期保存与异地备份相互支撑、协同运行，避免仅重视“备而不用”

或“存而不管”的管理偏差。

3.2.编制原则

本文件的编制遵循安全性与可靠性优先原则，强调通过多副本保存、介质与

环境监控、完整性校验和定期恢复验证等措施，降低电子档案在长期保存过程中

发生不可逆损毁的风险；遵循真实性与可追溯性原则，要求电子档案在保存和迁

移过程中保持内容、结构与上下文信息不被破坏，相关操作留痕可审计，确保档

案法律凭证属性；遵循规范性与可实施性原则，将管理要求转化为明确的流程、

责任和技术措施，便于不同规模和类型单位结合实际条件执行；遵循统筹性与经

济性原则，在保障安全的前提下，合理配置本地保存与异地备份资源，避免重复

建设和资源浪费；同时遵循可持续发展原则，充分考虑信息技术演进和业务变化

对电子档案保存方式的影响，为制度更新和技术升级预留空间。

4.编制过程

本标准修订讨论会均采用线上征集专家意见的形式，线上会议共计2次，会

议期间广泛听取专家意见，并形成意见汇总表。

5.内容修订说明

本次修订主要围绕增强电子档案长期保存体系的稳定性与异地备份管理

实效性进行了完善。修订中进一步明确了电子档案长期保存与异地备份的职责分

工和管理边界，强化了数据质量控制、元数据管理和格式迁移要求，提升长期保

存体系对技术变化的适应能力；对异地备份的架构模式、数据同步策略和恢复验

证要求进行了细化，强调备份数据可用性验证和定期演练，避免备份流于形式；

同时，对安全管理与风险防控内容进行了补充完善，加强了对权限控制、日志审

计、介质管理和突发事件应对的要求，使电子档案长期保存与异地备份管理由“被

动防护”向“主动保障”转变，进一步提升本文件在实际档案管理工作中的指导

性和可执行性。