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企业合同审核流程标准执行检查表

一、适用工作场景

本检查表适用于企业内部合同全生命周期管理的标准化监督，具体包括：法务部门对业务部门提交合同的合规性审核、审计部门对合同执行流程的年度/专项检查、新员工合同审核流程培训实操指导，以及重大合同（如采购、销售、合作类合同）签署前的多部门联合复核。通过标准化检查，保证合同审核流程完整、风险可控，符合企业内控规范及外部监管要求。

二、标准化操作流程

步骤1：合同接收与初步登记

操作内容：

业务部门通过合同管理系统（或指定邮箱/纸质渠道）提交合同文本，同步填写《合同提交登记表》，需包含合同编号、合同名称、签约对方主体信息、合同金额、提交部门、提交人*、接收日期、预计签署日期等基础信息。

法务/审核部门指定专人（如合同管理员*）在收到合同后1个工作日内完成登记，核对合同编号唯一性及登记信息完整性，若信息缺失或编号重复，需退回业务部门补充修正。

输出成果：《合同提交登记表》（电子+纸质版）、合同文本初稿。

步骤2：主体资格审核

操作内容：

审核签约对方主体资格：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核查对方营业执照（需确认最新年检记录）、经营资质许可（如行业特殊许可证）、经营范围是否与合同标的匹配。

审核签约代表授权：要求对方提供《法定代表人证件号码明书》及《授权委托书》（若签约非法定代表人），确认授权范围、权限及有效期，核对授权代表身份信息与授权文件一致性。

审核企业自身主体资格：确认合同签署主体是否为企业工商登记主体，避免分支机构越权签约（需附总公司授权文件）。

风险点：对方主体存续异常、授权范围与合同内容不符、超越经营范围签约。

步骤3：内容条款合规性审核

操作内容：

核心条款审核：逐条检查合同标的、数量、质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等是否明确、无歧义。

示例：价款需明确含税价/不含税价及税率；支付方式需区分“预付款”“进度款”“尾款”及触发条件；违约责任需区分“一般违约”与“根本违约”的责任标准。

法律风险条款审核：排查格式条款（如“最终解释权归本企业所有”）、免责条款（是否合理排除对方主要责任）、知识产权归属条款（如涉及技术/品牌合作）、保密条款（保密范围、期限及违约责任）。

业务一致性审核：结合业务需求，确认合同内容与采购订单、销售方案、招投标文件等前期资料是否一致，避免“阴阳合同”。

输出成果：《合同条款审核意见表》（标注修改建议及条款风险等级）。

步骤4：风险评估与多部门会签

操作内容：

法务部门结合条款审核结果，对合同进行法律风险评估（低/中/高风险），重点标注履约风险、诉讼风险、合规风险点。

涉及财务事项（如支付条款、发票要求）需财务部门会签，确认资金安排及税务处理合规性；涉及技术/产品交付需业务部门负责人复核履约可行性。

重大合同（金额超万元或涉外/涉诉合同）需提交企业法务负责人/分管领导召开专题评审会，形成《合同评审会议纪要》。

关键动作：所有会签部门需在《合同会签单》上明确签署意见（“同意”“修改后同意”“不同意”）及签字日期，保证责任可追溯。

步骤5：审核意见反馈与修改闭环

操作内容：

法务/审核部门汇总审核意见及会签结果，在2个工作日内向业务部门出具《合同审核反馈通知书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并逐条说明修改要求（如“第3.2条需补充逾期付款的违约金计算方式”）。

业务部门根据反馈意见修改合同文本，修改后需重新提交审核（重大修改需重新启动会签流程），直至审核通过。

审核部门需留存修改痕迹（如修订模式批注），保证修改内容与审核意见一一对应。

步骤6：用印管理与归档

操作内容：

合同审核通过后，由业务部门提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审核意见表、会签单等材料，经办公室/行政部门核对用印权限（如金额超万元需总经理签字）后，加盖企业合同专用章/公章（禁止加盖部门章）。

用印后3个工作日内，业务部门将合同正本（至少2份，双方各执一份）及全套审核材料（含电子版）移交档案管理部门归档，档案管理员核对材料完整性后出具《归档回执》。

归档要求：按合同编号分类存放，电子档备份至企业服务器加密目录，保存期限不少于合同履行期满后5年。

三、检查表模板

检查项目

检查标准

检查结果（√）

问题描述

整改要求

责任人

完成时间

合同接收与初步登记

1.合同提交登记表信息完整（编号、名称、主体、金额、提交人*、日期等）；2.合同文本与登记信息一致

□符合□不符合□不适用

合同管理员*

对方主体资格审核

1.营业执照在有效期内且无经营异常；2.授权委托书范围与合同内容匹配，授权代表身份无误

□符合□不符合□不适用

法务专员*

核心条款完整性

1.标的、数量、价款、履行期限、违约责