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领导出差安排

领导出差安排

领导出差安排

案例

任务情境

218星期三上午，北京阳光公司总经理薛阳收到封制鞋业协会发来的邀请函，邀请薛总参加322-24在上海举的服

装业峰会。看完信后，薛总把秘书黎薇叫进办公室。

对她说：我准备参加下在上海举的服装业峰会，并与市场部经理和公关经理同，峰会期间要与当地代理公司品牌“

家的两位经理共进晚餐，然后到苏州、杭州拜访当地客户，两个地各停留天，然后从杭州乘飞机返回。”

说完，总经理将邀请函交给秘书，说：你去给我制作份去上海参加中国服装业峰会的程计划，与客户联系会时间和“

地点，并准备好相关的件资料。后天交给我。

任务分析

领导因公出差之前，往往需要秘书协助做好准备作，如车票的预订、准备携带资料、与会见单位提前联系、预借差旅费、制

作程表等，有时还需要预订酒店。

知识点：程计划内容，出差员、宿标准及报销规定等。

技能点：出信息如航班、车次、酒店等的查找及预订，计划及制作出差程表，与会见及组委会沟通，资料和信息收集及

利等。

作任务及要求

为总经理上海出差做好准备作。

（1）制定出差程计划。成果为《总经理上海出差程计划》，要求时间准确、地点明确、事件清楚，经费预算符合公司财

务要求。可参考知识链接中表。

（2）列出携带物品清单。成果为《总经理上海出差资料和物品览表》，要求将物品进分类，明细清楚。可参考知识链接

中表。

（3）出差前的准备作。要求简单陈述上司出差前的准备作。

实施步骤：

1.制定出差程计划

【操作流程】

了解上司出情况→与有关员沟通→查询相关信息→制定出差程计划→报请上司批准

步骤1了解上司出情况

秘书要清楚上司出差事由、的地、外出时间、返回时间、随员、会见员、外出期间作事项等内容。若上司没有交

代，则秘书可以向上司询问，并了解上司的意图。再制定合上司意的程计划表。若上司没有特别交代，秘书或助理可根据

当时的车票、机票价格、旅时间、出发时间和抵达时间设计个优化的旅线路，便于上司选择和确定。

步骤2与有关员沟通

秘书要提前与有关员进沟通，提前联系好，才好制作具体的程表。

步骤3查询相关信息

主要了解出乘坐交通具及其票务信息，起程、抵达及运时间，与主办联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，随

员联系式，会晤员基本信息及联系式等。

步骤4制定出差程计划表

秘书根据上司意图及查询到的相关信息，制定份上司的出差程计划表。般包括以下三个内容。

①出提。主要是程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通具，会见员的先后顺序，出差地候特点等出

有关事项。

②出差程表。将出差期间的事件、期、时间、地点、有关员等内容整合在张表中，简便直观。出差程表经上司审定

后，打印三份，份公司保留，份上司及随员携带，份秘书保管。

③所需资料清单及经费预算。经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、会务费、机动费等项。

步骤5报请上司批准

秘书根据查询的出信息制定的交通具、出线路及时间安排等，最终要得到上司的认可，然后才可按计划执。

2.携带物品清单

上司出差所携带的物品不外乎业务件和资料、出差资料、办公品和个物品四类。

⑴业务件和资料，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名等。

⑵差旅资料，如的地介绍、旅指南、地图、机票、车票等。

⑶办公品，如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备、摄像机、礼品等。

⑷提醒上司携带私物品，如份证、现、信卡、常备药品等。

3出差前的准备作

【操作流程】

与对联系→与陪同员沟通→预借差旅费→预订机票车票→预订住宿地点、房号→准备差旅品→临前的作安排

步骤1与对联系

接到上司指，了解出差程、陪同员等信息后，如经办事员还有不明事宜，可与组委会就有关事宜进联系，还要与上

司想要会的提前沟通，确认会的具体时间和地点。

步骤2与陪同员沟通

经办员再给上司做出差准备时，可与陪同员多沟通，以保证出差圆满顺利。

步骤3预借差旅费

根据公司规定，清楚上司出差应享受的待遇，根据交通费、住宿费、应酬费以及出差补贴等项给上司程作出差旅费预

算，然后根据预算帮上司从财务部门预借差旅费，待上司出差回来之后根据实际费报销，多退少补。

步骤4预订机票车票

在程确定、清楚出员应享受的待遇后，助理员应及时购票或订票。

步骤5预订住宿地点、房号

上司出差，安排住宿条