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集团人事档案管理制度

集团人事档案管理制度（精选8篇）

在现实社会中，制度使用的频率越来越高，制度是要求

大家共同遵守的办事规程或行动准则。那么你真正懂得怎么

制定制度吗？下面是小编为大家收集的集团人事档案管理

制度（精选8篇），供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需

要的朋友。

集团人事档案管理制度1一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保

守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便

于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘

人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协

议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评

结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证

书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类

整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终

止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、

整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有

效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离

职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》

（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在

档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事

档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身

份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应

及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档

案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要

及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴

别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批

盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则

上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整

洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重

名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能

在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借

阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人

力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级

员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工

人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人

力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、

归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相

关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借

阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档

案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节

严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资

料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司

员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部

经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，

将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事

档案做好登记并归档，登记表永久保存。