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2025-2026学年度第二学期学校档案整理归档及数字化加工验收报告

为规范学校档案管理工作，提升档案整理归档标准化、数字化水平，保障档案的完整性、安全性、系统性和利用便捷性，根据《中华人民共和国档案法》《学校档案管理办法》及上级教育主管部门关于档案工作的相关要求，2025-2026学年度第二学期末，我校成立档案整理归档及数字化加工验收小组，对本学期全校各类档案整理归档、数字化加工工作开展全面验收。本次验收坚持“客观公正、实事求是、全面细致、注重实效”的原则，通过实地核查、资料查阅、数据比对、现场测试等方式，对档案工作各环节进行全面检验。现将验收情况、成效、存在问题及验收结论报告如下：

一、验收基本概况

本次验收范围涵盖2025-2026学年度第二学期学校各类档案，包括文书档案、教学档案、学籍档案、财务档案、人事档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案及其他专项档案（如党建档案、安全档案、节能减排档案等）；验收内容包括档案收集完整性、整理规范性、归档及时性、保管安全性，以及数字化加工的准确性、规范性、完整性和利用便捷性；验收对象为负责本学期档案整理归档及数字化加工的各部门档案联络员、档案管理员，以及参与数字化加工的相关人员（若委托第三方机构，含第三方加工团队）。

为确保验收工作有序推进、结果公正，我校成立专项验收小组，明确分工、压实责任：组长由校长担任，全面统筹验收工作，审定验收结论；副组长由分管档案工作副校长、办公室主任担任，协助组长开展工作，协调解决验收过程中的重点难点问题；成员由各部门负责人、档案管理员、骨干教师代表组成，具体负责现场核查、资料查阅、数据比对、问题记录等工作。验收小组提前制定验收方案，明确验收标准、验收流程、验收重点及责任分工，确保验收工作有章可循、有据可依、规范高效。本次验收自2026年7月X日启动，至7月X日结束，历时X天，完成了对全校各类档案的全面验收工作。

二、前期工作开展情况

2025-2026学年度第二学期，我校高度重视档案整理归档及数字化加工工作，将其纳入学校学期重点工作，强化组织领导、完善工作机制、细化工作举措，推动档案工作有序开展，为本次验收工作奠定了坚实基础。

一是强化组织保障，明确工作责任。成立档案工作领导小组，明确各部门档案管理职责，指定专人担任部门档案联络员，负责本部门各类档案的收集、整理、初步审核工作；档案管理员负责全校档案的统一接收、分类、归档、保管及数字化加工统筹工作，形成“部门收集整理、专人审核把关、档案员统一归档、领导小组统筹督导”的工作格局，确保档案工作责任到人、落实到位。

二是规范整理归档，提升管理水平。组织各部门档案联络员、档案管理员开展档案整理归档业务培训，学习档案整理规范、归档要求及相关法律法规，提升工作人员业务能力；明确各类档案的收集范围、整理标准、归档时限，要求各部门严格按照规范，对本学期产生的各类档案进行全面收集、分类整理、规范装订，确保档案整理有序、要素齐全、格式规范；档案管理员对各部门提交的档案进行逐一审核，对整理不规范、要素缺失的档案，督促相关部门限期整改，整改合格后再进行统一归档。

三是推进数字化加工，提升利用效能。结合学校档案管理实际，制定数字化加工工作计划，明确数字化加工范围、标准、流程及时间节点；对本学期归档的各类纸质档案、声像档案等，有序开展数字化扫描、录入、著录、备份、存储等工作，建立数字化档案数据库；规范数字化档案命名规则、存储格式，确保数字化档案与纸质档案一致、准确无误，实现档案“纸质+数字化”双重保管模式，提升档案检索、查阅、利用的便捷性和高效性。

四是强化日常管控，保障档案安全。完善档案保管管理制度，规范档案保管流程，加强档案库房管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防霉变、防损坏等安全措施，定期对档案库房进行检查、维护，确保档案实体安全；加强数字化档案安全管理，建立数字化档案备份机制，定期进行数据备份，规范数字化档案访问权限，严防档案数据丢失、泄露，保障数字化档案信息安全。

三、验收具体情况及成效

验收小组严格按照验收方案及相关标准，对本学期档案整理归档及数字化加工工作进行全面、细致的验收，总体情况良好，各项工作基本达到验收标准，取得了显著成效。

（一）档案整理归档验收情况及成效

1.收集完整，覆盖全面。经核查，本学期各类档案收集完整，涵盖文书、教学、学籍、财务、人事、基建、设备、声像、实物等所有类别，无遗漏、无缺失；各部门能够按照要求，全面收集本学期产生的各类文件、资料、报表、合同、照片、视频等档案材料，确保档案能够完整反映学校本学期各项工作开展情况。本次验收共核查各类档案XX卷（册），其中文书档案XX卷、教学档案XX卷、学籍档案XX册、财务档案XX卷、人事档案XX册、其他专项档案XX卷（册），收集完整率达98%以上。