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专业询价函撰写指南与标准模板【附模板】

在商业采购工作中，一份清晰、规范的询价函不仅是发起采购流程的第一

步，更是确保信息对称、筛选合格供应商、为后续谈判奠定基础的关键文件。

它直接体现了采购方的专业性和严谨性。本文将为您系统解析一份标准询价函

的核心构成要素，并提供一份可直接修改使用的标准模板，助您高效、专业地

完成采购询价工作。

第一部分：询价函核心模块撰写指南

一份完整的询价函通常包含以下几个关键部分，每一部分的撰写都需力求

准确、无歧义。

1.函件标题与基本信息

标题：应直接明了，例如“关于【采购项目名称】的询价函”。

致送对象：明确写清意向供应商的全称。发送给多家供应商时，可采用

“各潜在供应商”或分别致送。

采购方信息：清晰注明采购单位全称、联系部门、联系人及联系电话，方

便供应商进行沟通。

2.采购需求详情

这是询价函最核心的部分，直接决定了供应商能否准确报价。

货物/服务清单：建议以表格形式清晰列出，包含但不限于以下字段：货物

/服务名称、规格型号、单位、预估数量、技术/服务标准。要点提示：规格型

号描述越精准，报价可比性越强；为“预估数量”留出调整空间。

质量与技术标准：明确验收标准。可引用国标、行标，或进行详细的特性

描述（如“设备需达到IP65防护等级”、“软件需支持XX接口协议”）。

交付要求：

交货/完成时间：给出明确期限（如“合同签订后30个自然日内”）或时

间范围。

交货地点与方式：例如“送货至采购方指定仓库并承担运费”。

质保与售后服务：这是保障采购后权益的关键。应明确：

质保期：通常为1-3年不等，自验收合格之日起计算。

服务响应：具体要求，例如“保修期内，供应商应在接到报修通知后8小

时内响应，24小时内上门解决”。

服务内容：是否包含定期巡检、免费软件升级、备件供应等。

3.供应商资格要求

设置合理的准入门槛，可以有效筛选出具备履约能力的合作伙伴。

基本资格：通常包括：具有独立法人资格及相应经营范围；财务状况良

好；具备履行合同所需的技术和产能；近三年内无重大违法记录。

资质证明文件：要求供应商在报价时一并提供，如营业执照复印件、相关

资质证书（如ISO认证、特定行业许可）、法定代表人身份证明或授权委托书

等。

4.报价与响应要求

规定供应商如何提交报价，确保流程公平、有序。

报价构成：明确告知供应商报价应为“一次性包干价”，包含产品/服务本

身、税费、运输、安装、调试、培训等直至采购方可正常使用前的一切费用。

报价函格式：要求供应商按照指定格式（可提供一个模板作为附件）填写

并加盖公章，由法定代表人或授权代表签字。

报价有效期：明确报价在多长时间内保持有效（如“自报价截止日起90

天内有效”），保障采购方在有效期内完成评审和签约。

截止时间与递交方式：清晰的递交截止时间（具体到分钟）、地址及联系

人。通常要求“密封递交”以保证公平性。

第二部分：标准询价函模板（可直接套用）

关于【请填写具体采购内容】的询价函

致：【供应商全称】：

我单位现计划采购【请填写具体采购内容】，诚邀贵司参与报价。本次采

购拟采用竞争性询价方式，请贵司根据以下要求，于【请填写日期，如：202X

年XX月XX日17:00前】提交正式报价文件。

一、采购需求明细

序货物/服务名规格型号及技术标准单数备

号称位量注

1【例：服务【例：CPU≥2*Gold6310，内存≥台5-

器】512GBDDR4...】

..................

质量与交付要求：

1、质量要求：需符合【国家/行业