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办公室档案整理与归档制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于档案管理的统一要求及本公司实际运营需要制定。其目的在于规范办公室档案整理与归档工作，强化档案风险防控，确保档案资源安全、完整、有效，满足业务追溯、合规审计及知识传承需求。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动中形成的各类文件、电子数据、实物档案等，包括但不限于行政决策、合同管理、项目执行、人力资源、财务审计等业务场景。

第三条本制度下列术语含义：

（一）办公室档案专项管理：指对公司日常办公活动中形成的具有保存价值的文件资料进行系统化收集、整理、分类、鉴定、保管、利用和销毁的全过程管理活动。

（二）档案管理风险：指因档案管理流程缺失、制度执行不力、技术手段落后或人为操作失误，导致档案遗失、损毁、泄露或无法满足合规要求的可能性。

（三）档案合规性：指档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，能够有效支撑业务决策、风险防控及责任认定。

第四条办公室档案专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保公司所有应归档文件纳入管理范畴，不留管理死角。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体及岗位的档案管理职责，实现责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦档案管理中的重点风险环节，优先配置资源并强化管控。

（四）持续改进原则：定期评估档案管理效能，动态优化管理流程与技术手段。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司办公室档案专项管理负总责，承担统筹规划、资源保障及最终监督责任；分管领导作为直接责任人，负责具体组织协调、制度落实及考核督办。

第六条设立办公室档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）审议公司档案管理战略与重大制度修订；

（二）统筹协调跨部门档案管理事项，解决重大管理难题；

（三）监督评估专项管理制度执行效果，提出优化建议。

第七条明确三类管理主体的职责分工：

（一）牵头部门（办公室）职责：

1.统筹制定、修订并宣贯档案管理相关制度；

2.组织开展档案风险排查，建立档案管理风险清单；

3.负责档案信息化系统建设与维护，推动电子档案管理普及；

4.每季度向领导小组汇报专项管理进展，组织全员合规培训。

（二）专责部门（法务、内审、财务等）职责：

1.法务部门负责审核档案管理制度与业务场景的合规性；

2.内审部门负责开展年度档案管理专项审计，出具评价报告；

3.财务部门负责规范会计凭证、审计报告等财务档案管理标准。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.负责本领域档案的日常收集、整理与初步归档；

2.指定专人（档案联络员）对接牵头部门工作；

3.开展月度自查，及时整改档案管理问题。

第八条基层执行岗位的合规操作责任：

（一）档案管理员须签署《岗位合规承诺书》，承诺严格遵守档案操作规程；

（二）发现档案管理风险或异常情况，应立即上报至档案联络员，重大问题直接向牵头部门报告；

（三）离职或岗位变动时，须完成档案交接验收，确保档案完整可追溯。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条文件收集与分类标准：

（一）收集范围：包括会议纪要、合同文本、往来函件、电子数据备份、实物档案（如印章、证照）等；

（二）分类原则：按职能领域（行政、财务、研发等）结合保管期限（永久、长期、短期）双重维度分类；

（三）收集时限：业务活动结束后X日内完成收集，电子档案需同步完成元数据采集。

第十条档案整理与归档规范：

（一）纸质档案需进行排序、编目、装订，特殊载体档案（如照片、图纸）应特殊处理；

（二）电子档案需统一命名规则（“年份部门事由”），采用加密存储并定期异地备份；

（三）归档时限：一般档案在业务结束后X个月内归档，重要档案须同步完成双套制备份。

第十一条档案保管与安全要求：

（一）纸质档案存放于恒温恒湿档案室，配置防盗防火设施；

（二）电子档案存储设备应定期检测，建立数据恢复应急预案；

（三）涉密档案需设置物理隔离区域，实行“双人双锁”管理。

第十二条档案利用与借阅管理：

（一）建立档案查阅申请审批流程，明确查阅范围与审批权限；

（二）涉密档案利用需经领导小组审批，并全程记录查阅人、时间、内容；

（三）电子档案利用应通过授权系统访问，自动生成操作日志。

第十三条档案鉴定与销毁规范：

（一）定期开展档案鉴定，对无保存价值的档