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办公室档案管理规范制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于档案规范化管理的要求及企业内部风险防控的实际需求制定。旨在明确公司档案管理的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，规范档案全生命周期管理行为，防范信息泄露、管理失效等专项风险，确保档案资源的安全、完整、有效利用。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、技术等活动中形成的各类文件、资料、数据、实物等档案的管理工作，包括但不限于业务档案、财务档案、技术档案、人事档案及电子档案等。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指公司围绕档案管理制定的系统性制度、流程、标准及监督机制，涵盖收集、整理、存储、利用、销毁等环节的规范化管控。

（二）“XX风险”指因档案管理不当可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害或信息泄露等潜在风险，如档案遗失、篡改、违规披露等情形。

（三）“XX合规”指档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保管理行为的合法性、合理性及完整性。

第四条档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：

（一）全面覆盖：档案管理范围覆盖公司所有业务场景及档案类型，无死角、无盲区。

（二）责任到人：明确各层级、各部门的档案管理职责，确保责任主体可追溯。

（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控，优先防范重大风险。

（四）持续改进：定期评估档案管理体系有效性，动态优化管理策略。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障及最终监督责任；分管领导为公司档案专项管理的直接责任人，负责组织实施、考核督办及问题处置。

第六条公司设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，各部门负责人及下属单位代表组成。领导小组职责包括：

（一）统筹公司档案专项管理制度体系建设，审批重大管理决策。

（二）协调跨部门档案管理协作，解决管理难题。

（三）监督档案管理工作的执行情况，定期评估成效。

第七条公司指定【档案管理部】（或综合管理部）为档案专项管理的牵头部门，履行以下职责：

（一）组织制定、修订档案管理制度，监督执行情况。

（二）开展档案风险识别与评估，提出防控措施。

（三）统筹档案信息化建设，推进系统应用。

（四）组织档案管理培训，提升全员合规意识。

第八条公司设立档案专项管理专责部门，由【合规风控部】（或法务部）牵头，负责：

（一）审核档案管理流程的合规性，优化业务场景中的管理缺陷。

（二）处置档案管理领域的风险事件，出具合规意见。

（三）跟踪法规政策变化，更新管理要求。

第九条公司各部门及下属单位为档案专项管理的业务部门，承担以下职责：

（一）落实本领域档案管理制度，确保业务活动档案完整留存。

（二）开展日常档案风险排查，及时上报异常情况。

（三）配合牵头部门及专责部门开展档案管理检查。

第十条公司全体员工为档案专项管理的基层执行岗，必须履行以下责任：

（一）遵守档案管理操作规范，不得擅自损毁、复制或外传档案。

（二）发现档案管理风险时，主动上报至直接上级或牵头部门。

（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条档案收集管理：业务部门应在业务活动结束后【X】日内完成档案收集，确保档案类型、内容与业务事项一一对应，禁止遗漏、选择性提交。

第十二条档案整理管理：采用“事由时间名称”三位一体的分类标准，实行“相似档案合并、关联档案关联”原则，禁止随意拆分或混编。

第十三条档案存储管理：纸质档案需符合档案盒、档案柜规格，电子档案需通过【XX档案管理系统】统一归档，存储环境需满足温度、湿度、防磁等要求。

第十四条档案安全管控：实行“分级授权、双人验证”制度，涉密档案需采取物理隔离或加密存储，禁止非授权人员接触。

第十五条档案利用管理：业务部门需通过审批流程方可查阅档案，利用人应签署借用登记表，电子档案需通过系统记录操作日志。

第十六条档案销毁管理：建立档案销毁台账，经领导小组审批后方可销毁，禁止销毁指令外的档案处置行为。

第十七条档案信息化建设：优先推动电子档案归档，实现档案检索、借阅、统计的自动化，定期备份系统数据。

第十八条档案风险防控：重点监控档案遗失、篡改、违规披露等风险，建立风险事件应急处置预案。

第四章专项管理运行机制

第十九条制度动态更新机制：档案管理部每年【X】月牵头评估制度适用性，根据