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办公室保密与档案管理制度

第一章总则

第一条制度制定的依据

为贯彻落实国家关于企业信息安全管理、档案保护及相关法律法规要求，严格执行行业在保密与档案管理方面的先进准则，同时响应集团母公司关于强化内部风险防控与合规经营的指导精神，结合公司实际发展需要，特别是为有效防范信息泄露、档案损毁等专项风险，规范业务流程，提升管理效能，特制定本制度。本制度旨在通过系统性管理措施，确保公司经营管理活动中的各类保密信息与重要档案得到全面、规范、安全的处理与保存，为公司稳健运营提供制度保障。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及其全体员工，涵盖但不限于以下场景：

（1）经营决策中涉及的商业秘密、客户资料、财务数据等信息的管理；

（2）项目执行过程中形成的会议纪要、技术方案、合同文件等档案的归档与保管；

（3）对外合作中可能接触到的第三方敏感信息的安全管控；

（4）内部信息系统中的数据传输、存储与访问权限管理。

所有适用主体必须严格遵循本制度要求，确保保密与档案管理要求贯穿业务活动的全流程。

第三条核心术语定义

（1）保密专项管理：指企业围绕涉密信息（如商业秘密、技术诀窍、客户数据等）制定的一整套防护、审查、使用、销毁等全生命周期管理措施，旨在最大限度降低信息泄露风险。其外延包括但不限于物理隔离、权限控制、审计追踪、应急响应等管理手段。

（2）档案专项风险：指因档案管理不善（如保管不善、查阅混乱、数字化滞后等）可能导致档案遗失、损毁、泄密或无法满足合规要求的风险。其外延涵盖档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的潜在风险点。

（3）合规操作：指员工在履行职责时，严格依照法律法规、公司制度及相关业务规范处理保密信息与档案的行为标准，强调合法合规与职责匹配。

第四条专项管理的核心原则

（1）全面覆盖：保密与档案管理要求必须覆盖所有业务领域、所有岗位人员及所有信息载体，不留管理盲区。

（2）责任到人：明确各级管理者和执行人的具体职责，建立“谁主管、谁负责，谁使用、谁管理”的责任体系。

（3）风险导向：优先管控高风险环节与关键节点，动态调整管理资源以应对风险变化。

（4）持续改进：定期评估管理效果，结合内外部环境变化及时优化制度流程与技术手段。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对公司保密与档案管理工作负总责，承担全面领导责任；分管相关业务的领导为公司保密与档案管理的直接责任人，负责具体组织、协调与监督。决策层需定期听取专项管理工作汇报，审批重大风险处置方案，确保管理资源投入。

第六条专项管理领导小组

设立公司保密与档案管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

（1）统筹公司保密与档案管理工作的顶层设计，协调跨部门协作；

（2）决策重大保密事件与档案管理争议的处置方案；

（3）审定年度专项管理计划与重大制度修订；

（4）监督评价专项管理工作的成效，提出改进要求。

领导小组下设办公室，负责日常事务管理，挂靠在【牵头部门名称】。

第七条牵头部门职责

【牵头部门名称】作为保密与档案管理的归口部门，承担以下核心职责：

（1）组织制定、修订并解释本制度及配套细则；

（2）开展全公司范围的保密意识与档案管理培训，建立培训档案；

（3）定期组织专项风险排查，建立风险台账并跟踪整改；

（4）监督各部门保密与档案管理制度的落实情况，提出考核建议；

（5）负责对外保密协议的谈判与签署。

第八条专责部门职责

【专责部门名称】负责以下专项管理事务：

（1）参与业务流程中的合规审核，确保保密与档案要求嵌入业务系统；

（2）推动相关流程优化与技术升级（如电子档案系统建设）；

（3）协助处理重大保密事件与档案纠纷，提供专业支持；

（4）研究行业最佳实践，推动管理标准提升。

第九条业务部门/下属单位职责

各业务部门及下属单位对本领域保密与档案管理负直接责任，具体包括：

（1）落实领导小组及牵头部门的部署要求，细化本领域管理措施；

（2）开展本部门员工的日常培训与监督，确保操作规范；

（3）建立内部档案分类体系，按期完成归档任务；

（4）及时上报发现的保密风险与档案问题。

第十条基层执行岗责任

所有接触保密信息或档案的岗位人员必须履行以下义务：

（1）签署《岗位合规承诺书》，明确保密与档案管理要求；

（2）发现异常情况（如信息泄露征兆、档案损坏等）须立即上报；

（3）离岗时按规定交还所有涉密载体与档案资料；

（