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职业培训学校档案管理制度

第一章总则与定位

1.1制度宗旨

职业培训学校档案是教学运行、学生成长、师资建设、质量评估、合规审计的原始证据链。本制度以“全程留痕、分级负责、动态更新、安全可控”为核心，确保每一份档案可回溯、可验证、可复用，支撑学校持续改进与外部认证。

1.2适用范围

覆盖纸质、电子、音视频、实物、云端镜像等全部载体，贯穿“生成—流转—归档—鉴定—销毁”全生命周期。校内所有部门、教职工、合作企业、外聘专家及学生均须遵守。

1.3管理原则

原则

内涵说明

一单到底

同一业务只产生一个主档号，杜绝重复建档、多头管理。

源头采集

谁产生、谁负责，在业务办结24小时内完成预归档。

四眼校验

归档前须由产生人、部门档案员、信息中心、质量办四方交叉核对。

密级随数据

密级不固定于载体，而随数据字段动态调整，确保脱敏与利用同步。

年度体检

每年6月对全部档案进行可用性、可读性、完整性体检，出具《档案健康报告》。

第二章组织与职责

2.1档案管理委员会

由校长任主任，教务、学工、财务、信息中心、合作企业代表为委员，负责预算、制度修订、重大鉴定、外包审批。每学期召开一次例会，形成《会议纪要》永久保存。

2.2档案办公室（以下简称“档办”）

设在信息中心下的独立科室，编制不低于教职工总数的1.5%，专职档案员不少于3人，具备档案中级以上职称。职责包括：