境外工程档案制度.docVIP

境外工程档案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照《企业档案管理制度规范》（GB/T29147-2012）、《集团公司档案管理办法》及本公司《风险管理与内部控制规定》等内部制度要求制定。同时，为规范境外工程项目档案全生命周期管理，防控法律合规风险、信息安全风险及管理失效风险，提升档案资源利用价值，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工，涵盖境外工程项目的立项、勘察、设计、施工、竣工验收、运维及归档等全流程档案管理活动。包括但不限于工程合同、技术文件、财务凭证、会议纪要、验收报告、往来函件、影像资料等具有保存价值的原始记录。

第三条本制度下列核心术语含义如下：

（一）“境外工程专项管理”是指公司针对境外工程项目实施的系统性档案管理活动，涵盖档案的收集、整理、鉴定、保管、利用及销毁等环节的标准化操作与风险防控。

（二）“XX专项风险”是指因档案管理缺陷可能引发的法律纠纷、经济处罚、商业秘密泄露、决策失误等潜在危害。

（三）“XX合规”是指档案管理活动必须严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案的完整性、真实性、准确性与安全性。

（四）“XX责任体系”是指公司通过明确各级管理主体及岗位职责，构建权责对等、监督有效的档案管理责任链条。