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行政文件归档管理制度文件分类与存储版

一、适用范围与核心管理对象

本制度适用于企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”）的行政文件归档管理工作，涵盖单位在日常行政管理、运营活动中产生的具有保存价值的各类纸质及电子文件。核心管理对象包括但不限于：综合管理类文件（如公文、会议纪要、规章制度）、人力资源管理类文件（如员工名册、合同、培训记录）、财务管理类文件（如预算报表、财务分析报告）、法务管理类文件（如合同协议、法律文书）、项目管理类文件（如项目计划、验收报告）及其他具有查考利用价值的行政文件。

二、行政文件归档全流程操作指引

（一）文件收集：全面覆盖，应归尽归

责任主体：各部门指定专人（如部门行政专员*）为本部门文件归档第一责任人，负责本部门产生文件的日常收集；综合管理部门（如行政部）统筹协调全单位文件归档工作。

收集范围：

上级单位下发的需要执行的文件、批复；

本单位制发的正式文件（如通知、决定、函件）、会议材料（会议议程、签到表、纪要）；

部门间往来具有查考价值的函件、记录；

反映单位重要活动的影像资料（含照片、视频，需标注时间、地点、事件）；

其他经综合管理部门认定需归档的文件。

收集要求：文件需为最终版本，内容完整（如签字、盖章齐全），电子档与纸质档同步收集（电子档格式为PDF、DOCX等通用格式，避免使用加密或过期软件格式）。

（二）文件分类：科学标准，层级清晰

一级