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《XX省职业院校电子档案管理规范》(试行)

一、范围

本规范规定了XX省职业院校电子档案管理的术语和定义、管理原则、电子档案的收集与整理、存储与维护、利用与服务、安全管理等内容。适用于XX省行政区域内各类职业院校（含技工学校）电子档案的管理。

二、规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T188942016电子文件归档与管理规范

DA/T382008电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T582014基于XML的电子文件封装规范

DA/T602017纸质档案数字化技术规范

三、术语和定义

（一）职业院校电子档案

职业院校在教学、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的电子文件及其元数据的集合。

（二）电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（三）元数据

描述电子文件数据属性的数据，如文件的创建时间、格式、大小、作者等。

（四）电子档案管理系统

用于电子档案的收集、整理、存储、检索、利用等管理活动的计算机软件系统。

四、管理原则

（一）全程管理原则

对电子档案的形成、收集、整理、存储、利用等全过程进行管理，确保电子档案的完