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行政办公室文档档案管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范行政办公室文档档案管理工作，提高文档处理效率，确保信息资源的完整、安全与有效利用，依据国家相关档案管理法规及本单位实际工作需要，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本单位行政办公室（以下简称“办公室”）所有收发、形成、办理、保管的各类文档、档案的管理工作。各部门涉及需办公室统一归档的文档，亦应遵循本规范。

（三）基本原则

文档档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。坚持文档一体化管理，确保文档从形成到归档、保管、利用直至销毁的整个生命周期得到有效控制。

二、文件的形成与办理

（一）文件拟稿与审核

1.拟稿：各部门或个人拟制文件时，应确保内容真实、准确、完整，观点明确，条理清晰，文字精炼，格式规范。涉及重要事项或专业性较强的文件，拟稿前应充分调研论证。

2.审核：文件形成后，需按规定程序进行审核。审核人应对文件内容的合规性、准确性、完整性及格式的规范性进行严格把关。

（二）文件的签发与编号

1.签发：审核通过的文件，应按权限报请相关领导签发。未经签发的文件不得对外发出或作为正式依据。

2.编号：正式文件（含内部重要文件）均应按照本单位统一规定的文号编制规则进行编号，确保文号的唯一性和连续性。编号工作一般由办公室负责。

（三）文件的印制与用印

1.印制：文件签发后，